KAIP PRAKTIŠKAI ĮGYVENDINTI STRATEGINIUS PLANUS

Transcription

1 EUROPOS SĄJUNGA Europos socialinis fondas KURKIME ATEITĮ DRAUGE! KAIP PRAKTIŠKAI ĮGYVENDINTI STRATEGINIUS PLANUS METODINĖ MEDŽIAGA 2007 m.

2 TURINYS 1. Strateginio planavimo esmė ir svarba. Pokyčių valdymas organizacijoje (Savivaldos mokymo centras, KTU), Strateginio plano įgyvendinimas (Savivaldos mokymo centras, KTU), M. Arimavičiūtė Savivaldos institucijų strateginio planavimo metodai ir valdymo rekomendacijos 4. Strateginio planavimo metodika

3 Strateginio planavimo esmė ir svarba Pokyčių valdymas organizacijoje 1

4 TURINYS TURINYS 2 1.STRATEGIJOS ESMĖ IR SVARBA. PAGRINDINĖS SĄVOKOS Organizacijos ir poreikis valdyti Strategijos sampratos raida Planavimas Planavimo organizacijose svarba, etapai, galimybės ir klaidos Strateginis planavimas Strateginio planavimo reikšmė Ką turi apimti strateginis planavimas? Strateginis valdymas Esama situacija planavimo srityje Savivaldybių plėtros strateginiai planai POKYČIŲ VALDYMAS Organizacijų pertvarkymas Vadovavimas pokyčių procesui 27 2

5 1. STRATEGIJOS ESMĖ IR SVARBA. PAGRINDINĖS SĄVOKOS 1.1 Organizacijos ir poreikis valdyti Didesnę savo gyvenimo dalį esame vienos ar kitos organizacijos nariai: mokyklos, sporto komandos, muzikinio kolektyvo ar teatro trupės, religinės ar pasaulietinės organizacijos, kariuomenės padalinio ar verslo organizacijos. Organizacija: du ar daugiau žmonių, kartu dirbančių tam tikroje struktūroje, kad pasiektų tikslą ar tam tikrų tikslų visumą. Kai kurių iš jų, pavyzdžiui, kariuomenės ar didelės bendrovės struktūra labai griežta ir formali. Kitos, pavyzdžiui, kaimynų krepšinio komanda, yra ne tokios aiškios struktūros. Tačiau visas organizacijas, formalias ar ne, į vieną visumą sujungia ir išlaiko grupė žmonių, pripažįstančių, kad dirbi kartu ir siekti bendro tikslo yra naudinga. Todėl, bet kurios organizacijos vienas esminių elementų yra tikslas. Tikslas: būsena, kurią organizacija stengiasi pasiekti; organizacijos dažnai kelia daugiau nei vieną tikslą; tikslai baziniai organizacijų elementai. Kai sakome, kad organizacijos turi tikslą, turime galvoje, jog vienos organizacijos nariai siekia tam tikro bendro tikslo. Tikslai gali būti įvairūs: laimėti lygos čempionatą, linksminti auditoriją ar parduoti kokį nors produktą, tačiau jokia organizacija negalėtų gyvuoti be tikslo. Visos organizacijos savo tikslams siekti sukuria tam tikrą programą ar tvarką, t.y. planą, pvz.: lavinti žaidimo įgūdžius, prieš kiekvieną pasirodymą repetuoti, gaminti ir reklamuoti produktą. Neturėdama veiklos plano, jokia organizacija negalėtų efektyviai veikti. Įmonės valdymas atitinka Vakaruose vartojamą anglišką mendžmento (management) terminą, pas mus vadybos sąvoką. Vadybos terminą sukūrė ir pasiūlė vartoti įžymus valdymo mokslo teoretikas ir propaguotojas Vytautas Andrius Graičiūnas. Vokiečiai čia vartoja Fuhrung ir Leitung, rusai upravlenije ir rukovodstvo, lietuviai turi tris sąvokas vadyba valdymas vadovavimas. Pirmoji sąvoka vadyba atitinka bendrąją vadybos sąvoką, antroji nusako tik žmonių valdymą (Lietuvoje vieni autoriai traktuoja vadybą kaip valdymą, o kiti tik kaip vadovavimą.). Dažniausiai vadyba traktuojama išplėstine prasme: vadyba tai valdymas plačiąja prasme. Valdymas tai ko nors darymas kitų rankomis (A.Fajolis). Valdymas tai ne kas kita kaip žmonių skatinimas darbui (Li Jakoka). Valdymas ypatinga veikla, ne organizuotą minią paverčianti veiksmingai, tikslingai ir našiai dirbančia grupe (P.Drakeris). Valdymas: organizacijos narių darbo planavimas, organizavimas, vadovavimas ir kontrolė; visų organizacijos išteklių panaudojimas iškeltiems organizacijos tikslams siekti. Valdymas sąmoningas ir nuolatinis organizacijos formos palaikymas. Visos organizacijos turi asmenis, atsakingus už tai, kad tikslai būtų pasiekti. Tai vadovai treneriai, dirigentai ar pardavimo skyriaus vadovai. Vadovas: asmuo, atsakingas už tai, kad pastangos būtų nukreiptos organizacijos tikslams siekti. Vienoje organizacijose jie matomi geriau, kitoje blogiau, tačiau nevykusiai valdoma organizacija gali visai žlugti. Neveltui 1657 metų prancūzų kareivių katekizme buvo įrašyta, kad Liūto vadovaujama avinų armija yra stipresnė už avino vadovaujamą liūtų armiją. Pagal žmogiškųjų santykių teoriją, valdymas yra veikla, kuri kyla iš žmonių, nukreipta žmones ir vykdoma žmonių. Valdymas, tai psichologinis vadovavimo procesas, tenkinantis svarbiausius žmonių siekius. Gana dažnai valdymas apibrėžiamas kaip tikslingo poreikio ar įtakos darymo procesas, kaip tam tikrų veiksmų, priemonių visuma, siekiant tam tikro tikslo. 3

6 Jau daug šimtmečių žmonės kuria ir iš naujo perkuria organizacijas. Žymiai anksčiau nei terminą valdymas imta visuotinai vartoti, jau buvo rašoma apie tai, kaip organizacijas padaryti efektyvias ir efektingas. Du žymius ir pamokančius darbus mums paliko Niccolo Machiavelli ir Sun Tzu. Nors būdvardis makiaveliškas dažnai vartojamas apibūdingi suktus bei manipuliuoti linkusius oportunistus, Machiavelli tvirtai tikėjo respublikos vertybėmis. Tai akivaizdu iš jo knygos Pokalbiai ( Discourses ). Ją Machiavelli parašė 1531 m., gyvendamas ankstyvoje Florencijos respublikoje. Jo suformuluotus principus galima taikyti šių dienų organizacijų valdymui: 1. Organizacija stabilesnė, jei jos nariai turi teisę reikšti skirtingas nuomones bei spręsti jos vidaus konfliktus. 2. Nors organizaciją įkurti gali vienas žmogus, ji gyvuos ilgai, jei ja rūpinsis daugelis ir daugelis trokš ją išlaikyti. 3. Silpnas vadovas gali sekti stipriu, bet ne kitu silpnu, ir išlaikyti autoritetą. 4. Vadovas, siekiantis pakeisti įkurtąją organizaciją, turėtų išlaikyti bent senųjų papročių šešėlį. 1.2 Strategijos sampratos raida Truputis istorijos Strategijos sąvoka yra sena kaip pasaulis. Šį terminą vartojo jau senovės graikai. Žodis kilęs iš graikų kalbos žodžio strategia, reiškiančio vadovavimą, meną ar mokslą būti generolu. Žodis Strategas kildinamas iš graikiškų žodžių stratos (armija) ir ago (vadovauju) junginio. Tarptautiniame žodžių žodyne šios sąvokos apibūdinamos taip: strategas: 1. sen. Graikijos kariuomenės arba laivyno vadas; 2. Bizantijos imperijos kar. adm. apygardos vadas; 3. karvedys, strategijos žinovas; 4. asmuo, mokantis vadovauti visuomeninei, politinei kovai. strategija: 1. ginkluotojų pajėgų rengimo karui teorija ir praktika, karo planavimas ir kariavimas; 2. politinės, visuomeninės kovos vadovavimo mokslas. strateginis: 1. susijęs su strategija; 2. turintis kar. reikšmę; turintis reikšmės bendriesiems karo tikslams; 3. esminis, svarbus bendriesiems politinės, revoliucinės kovos tikslams pasiekti. Strategijos visais laikais mokėsi karybos mokyklose, ją rengė ir rengia generaliniai štabai, įgyvendina (naudoja) mūšiuose karvedžiai. Efektingi graikų generolai turėjo vadovauti armijai, laimėti ir išlaikyti teritoriją, apsaugoti miestą nuo užpuolikų, išvyti priešą ir t.t. Kiekvienam uždaviniui reikėjo skirtingai paskirstyti išteklius. Armijos strategiją taip pat galima apibrėžti kaip faktinę veiksmų schemą, kurios imamasi atsakant į priešo veiksmus. Matomai senovėje karas buvo vienu pelningiausių verslų, todėl šioje srityje pirmiausiai ir pasireikšdavo įvairios naujovės. Karvedžiai sudarydavo išankstinį veiksmų planą, atsižvelgiant į pagrindinius tikslus, pvz., susilpninti ar sunaikinti priešininką, suardyti pavojingą sąjungą, užimti tam tikras pozicijas. Graikai taip pat žinojo, kad strategija - tai daugiau negu mūšiai. Generolai turėjo nustatyti teisingas tiekimo linijas, nuspręsti, kada kovoti ir kada ne, tvarkyti armijos santykius su gyventojais, politikais ir diplomatais. Generolai turėjo ne tik planuoti, bet ir veikti. Senovės Graikijoje strategijos sąvoką apėmė ir planavimo, ir sprendimų priėmimo, arba veikimo elementus. Šios abi sąvokos kartu sudaro didžiojo strateginio plano bazę. 4

7 1.2.2 Strategijos apibrėžimai Strategija: plati programa, apimanti organizacijos tikslų suformulavimą ir įgyvendinimą; organizacijos atsakas savo aplinkai laike. Strategija yra svarbiausia organizacijos veiksmų programa, nurodanti ilgalaikių tikslų prioritetus ir išteklius jiems pasiekti. Ji rengiama prognozių pagrindu. Dėl to strategija tiksliai nenurodo, kaip savivaldybė sieks savo tikslų; tai - vidutinės trukmės ir trumpalaikių programų uždavinys. Ji tik suformuluoja pagrindinius tikslus ir politiką jiems pasiekti, kad visa organizacija veiktų viena kryptimi. Strategija yra organizacijos vadybos planas, reikalingas pasirinktiems tikslams ir uždaviniams įgyvendinti. Jame pateikiamos priemonės ir būdai, reikalingi organizacijos paskirčiai ir tikslams pasiekti Strategija - tai tam tikras tikslų ir galimybių suderinamumas ir palaikymas. Strategiją reiktų vertinti kaip programą, kuri nusako savivaldybės darbą pakankamai ilgą laikotarpį, kartu užtikrinant, kad besikeičiant politinei ir socialinei aplinkai, galima būtų koreguoti veiksmus Strategija - tai modelis arba planas, kuris nuosekliai integruoja pagrindinius institucijos tikslus, politiką ir veiksmų seką. Gerai suformuluota strategija padeda surikiuoti ir paskirstyti institucijos išteklius, atsižvelgiant į turimą kompetenciją ir trūkumus, numatomus aplinkos pokyčius... (Jamesas Brianas Quinnas (1980)). Kaip jau Jūs pastebėjote, literatūroje galima aptikti ne visiškai vienodas strategijos sampratas. Tolimesniam temos studijavimui svarbu susitarti dėl vienodos sampratos. Šiame seminare strategija bus suprantama kaip priemonių planas, skirtas artimiausiems tikslams įgyvendinti, atsižvelgiant į savivaldybės vidutinės trukmės ir ilgalaikius tikslus, misiją ir situacijos analizę Kodėl? MISIJA Bendriaus i Ką? ILGALAIKIAI TIKSLAI VIDUTINĖS TRUKMĖS TIKSLAI Ką konkrečiai? ARTIMIAUSI TIKSLAI Kokiomis programomis? Kaip? UŽDAVINIŲ ĮGYVENDINIMO VEIKSMŲ PLANAI TIKSLŲ ĮGYVENDINIMO PROGRAMOS Konkrečios užduotys artimiausia m 5

8 Taigi, strategija - tai priemonių planas (įskaitant ir biudžetą), reikalingas institucijos misijai ir strateginiams tiklams įgyvendinti. 1.3 Planavimas Planavimo organizacijose svarba, etapai, galimybės ir klaidos Planavimo sąvoka daugeliui dabartinių vadovų nėra nauja, tačiau ji buvo ilgą laikotarpį nepopuliari dėl pernelyg uolaus ir netikusio taikymo sovietmečio periodu. Dėl šios priežasties, kai kuriais atvejais planavimą apskritai imta laikyti nereikšminga, netikusia praktika, charakterizuojančia sovietinės veiklos metodus. Dauguma savivaldybių vadovų teigia, kad savivaldybės veiklos specifika nesudaro pagrindo veiklos planavimui savivaldybė nėra gamykla, kurios veiklą gali numatyti iš anksto, čia tenka dirbti su žmonėmis, o jų norų ir pageidavimų iš anksto nuspėti neįmanoma. Galima prieštarauti tokiam teiginiui, kadangi savivaldybės veikla įgyja tokį pobūdį būtent tada, kai ilgalaikiam planavimui skiriama per mažai dėmesio. Daugelį šiuo metu savivaldybėse įgyvendinamų projektų bei atliekamų darbų galima apibūdinti gaisrų gesinimo terminu, kai tuo tarpu efektyviai planuojant savivaldybės darbą, jie gali būti iš anksto numatomi ir sprendžiami problemos prevencijos principu. Juk teisingai sakoma, kad daug pigiau kainuoja gaisro išvengti, negu jį gesinti. Strateginio planavimo nauda neapsiriboja aukščiau paminėtais aspektais. Palyginimui pateiksime skirtingas valdymo situacijas apibūdinančius teiginius: Valdymo situacijas apibūdinantys teiginiai STRATEGINIS PLANAVIMAS KRIZINIŲ SITUACIJŲ VALDYMAS Planuoji, numatai veiksmus. Reaguoji į iškilusias problemas. Veiki. Reaguoji. Numatai, kaip išvengti galimų problemų. Sprendi iškilusias problemas. Skatini pavaldinių iniciatyvą veikti kartu. Peržiūri situaciją ir duodi nurodymus, kaip elgtis. Vadovauji organizacijai, valdai situaciją. Esi valdomas situacija valdo tave ir organizaciją. Žiūri į ateitį, matai perspektyvą, gali Gali įvertinti tik šiandieninę situaciją, šios nurodyti veiklos kryptis. dienos problemas. Sistemingai judi pirmyn. Jūsų šūkis: Kaip nors pasivyti, išsiversti... Veiki organizuotai. Veiki chaotiškai. Koordinuoji veiksmus. Veiki izoliuotai - vienas. Reikia pastebėti, kad sunku rasti organizaciją, kuriai nebūtų būdingi dešiniajame stulpelyje išvardinti teiginiai. Nes, net ir labai kruopščiai planuojant, numatant veiklos kryptis bei prioritetus, neįmanoma išvengti atsitiktinumo faktoriaus, o tuo pačiu ir krizinių situacijų. Tačiau naudojantis ilgalaikio, arba vadinamojo strateginio valdymo metodais, atsitiktinumo veikloje procentas gali būti kur kas mažesnis. Paprastai tai leidžia daug efektyviau panaudoti esamus resursus, juos taupyti, įgalina pasiekti rezultatų, kurių siekiama ilgą laiką, o tai, kaip taisyklė, svarbūs, nevienadieniai tikslai, taigi ir jų vertė bendruomenės nariams daug didesnė 6

9 Planavimas ypatinga sprendimų rūšis, nukreipta į konkrečią ateitį, kurios savo organizacijai trokšta vadovai. Planavimą minėjome kaip pirmąjį iš keturių pagrindinių valdymo proceso veiklų: planavimo, organizavimo, vadovavimo ir kontrolės. Planavimą galėtume įsivaizduoti kaip garvežį, traukiantį organizavimo, vadovavimo ir kontrolės traukinį. Arba planavimą galima įsivaizduoti kaip pagrindinę didingo ąžuolo šaknį, iš kurios auga organizavimo, vadovavimo ir kontrolės šakos. Tai nėra vienkartis veiksmas, kurio pradžia ir pabaiga aiški. Tai nenutrūkstamas procesas, atspindintis supančios aplinkos pokyčius bei prisitaikymą prie jų. Planavimas gali būti apibūdinamas tiesiog kaip mastymo procesas, kuris skatina tikslingai kurti. Tai yra sudarymas projekto, programos arba metodo konkrečiam tikslui ar rezultatui siekti. Savivaldybių teritorijų planavimą reglamentuoja Teritorijų planavimo įstatymas, Miestų, miestelių ir kaimų bendrojo planavimo laikinosios taisyklės, Bendrųjų, Specialiųjų ir Detaliųjų planų taisyklės ir kiti teisės aktai. Teritorijų planavimas yra: bendrasis, specialusis, detalusis. Teritorijų planavimas kraštotvarkos reguliavimo procesas ir procedūra teritorijos ir žemės naudojimo tikslinei paskirčiai, prioritetams, aplinkosaugos, paminklosaugos ir kitoms sąlygoms nustatyti, žemės, vandens, miškų fondo, gyvenamųjų vietovių, gamybos bei infrastruktūros sistemai formuoti, gyventojų užimtumui reguliuoti, fizinių ir juridinių asmenų veiklos teritorijoje plėtojimo teisėms nustatyti. Bendrasis planavimas kompleksinis planavimas teritorijos naudojimo prioritetams, raidos tikslams ir strategijai nustatyti. Specialusis planavimas planavimas vienos ar keleto veiklos sričių bei žemės naudmenų plėtros ir tvarkymo programoms, sąlygoms ir sprendiniams parengti. Detalusis planavimas savivaldybės teritorijos dalių planavimas žemės sklypo naudojimo ir veiklos jame plėtojimo sąlygoms, teisėms ir prievolėms nustatyti, pakeisti arba panaikinti. Planavimo esmė ir pagrindiniai etapai. Planavimo reikšmę organizacijų valdyme pabrėžė dar A. Fajolis. Posakis valdyti reiškia numatyti leidžia suprasti planavimo dalykiniame pasaulyje svarbą. Ir tai teisinga, kadangi numatymas jeigu ir ne viskas valdyme, tai bent jau svarbiausia jo dalis. Veiklos planas tai kartu ir laukiamas rezultatas, ir veiklos kryptis, kuria reikia sekti, ir etapai, kuriuos reikia praeiti, ir metodai, kuriuos reikia pritaikyti. Dabartinėje išorinėje bei vidinėje organizacijų aplinkoje vykstantys pokyčiai yra tokie spartūs, kad planavimas tampa vieninteliu visiems prieinamu būsimų galimybių ir problemų prognozavimo būdu. Jis sumažina neteisingų sprendimų priėmimo riziką, leidžia nustatyti vieningus organizacijų ir jų narių tikslus, sudaro veiksmingos kontrolės pagrindą. Dažniausiai į planavimą yra žiūrima kaip į procesą, susidedantį iš kelių etapų. 2 lentelėje pateikiami tokio suskirstymo pavyzdžiai. Nors įvairūs autoriai pateikia skirtingą planavimo etapų skaičių bei pavadinimus, tačiau paprastai planavimo pradžia laikomas organizacijos tikslų nustatymas. Toliau akcentuojami tokie aspektai: išorinės aplinkos bei vidinių galimybių analizė, galimų veiklos kelių nustatymas, įvertinimas, pasirinkimas ir įgyvendinimas. Planavimo etapai Autoriai Planavimo etapai 1. K.Kilenas 1. Tikslų iškėlimas 2. Prielaidų nustatymas 7

10 2. G.Kuncas, O Donelas 3. M.Meskonas, M.Albertas, F.Hedouri 3. Alternatyvų nustatymas 4. Geriausios alternatyvos išrinkimas 5. Plano sudarymas 6. Plano vykdymas 1. Galimybių įvertinimas 2. Tikslų nustatymas 3. Prielaidų įvertinimas 4. Alternatyvų nustatymas 5. Alternatyvų palyginimas ir įvertinimas 6. Veiklos plano pasirinkimas 7. Pagalbinių planų sudarymas 8. Biudžeto, kaip skaitmeninės plano išraiškos, sudarymas 1. Misijos nustatymas 2. Tikslų nustatymas 3. Išorinės aplinkos analizė 4. Organizacijos vidinių stiprių ir silpnų pusių nustatymas 5. Strateginių alternatyvų analizė 6. Strategijos pasirinkimas 7. Strategijos įgyvendinimas 8. Strategijos įvertinimas Strateginis planavimas Strateginis planavimas - tai problemos sprendimo procesas, siekiant pritaikyti organizaciją jos ateities aplinkai. Tai yra procesas, kuriam vykstant būtina numatyti įvykius ir spręsti, kas įmanoma ir būtina padaryti, kad organizacija pasinaudotų galimybėmis ir gautų naudos, apsisaugotų nuo visko, kas trukdo jos sėkmei ir gresia išlikimui. Formaliai strateginio planavimo esmę išreiškia nuolatinis galimybių ir grėsmių, išorinių bei vidinių pranašumų bei trūkumų nustatymas, siekiant priimti kuo geresnius sprendimus galimybėms panaudoti ir išvengti grėsmių. Strateginio planavimo proceso tikslas - nuolat nagrinėti organizacijos veiklą tiek dabarties, tiek ateities požiūriu ir numatyti strategines permainas, kad organizacija žengtų į įsivaizduojamą ateitį sėkmingai. Strategijos rengimas ir jos įgyvendinimo administravimas apima penkis skirtingus uždavinius: 1. Vadovybė turi sukurti organizacijos viziją. Tai susiję su organizacijos paskirties (misijos) ir tikslų formulavimu; 2. Organizacijos paskirtis (misija) turi būti atspindėta (parodyta) ilgalaikiuose ir trumpalaikiuose tiksluose; 3. Vadovybė turi sukurti organizacijos būseną ir ateities viziją atitinkančią strategiją; 4. Vadovybė privalo laiduoti, kad pasirinkta strategija būtų vykdoma veiksmingai ir duotų naudos; 5. Vadovybė privalo vertinti strategijos vykdymą ir daryti organizacijos paskirties, tikslų, strategijos arba jų įgyvendinimo pataisas, atsižvelgdama į patirtį, besikeičiančias sąlygas, naujas idėjas ir galimybes Strateginio planavimo reikšmė Mes stebėjome daug skirtingų strateginio planavimo interpretacijų, ir netgi keletą būdų, kaip tai padaryti. Nežiūrint to, jūs vis dar galite užduoti klausimą: Mano planas? Klausimas nėra naivus atsižvelgiant į besivystančių šalių ar kitur, iš tikrųjų - planavimo istoriją. Viena nacionalinio planavimo ir biudžeto pastangų studija daugybėje neturtingų šalių leido daryti išvadą, jog pastangos visapusiam planavimui padarė daugiau žalos nei davė naudos, o komunistinės šalys, žinomos savo sugebėjimais dėti išsamias, centralizuotas, daugiametes planavimo pastangas, taip pat buvo liūdnai pagarsėjusios savo sugebėjimais sukurti aukštus ekonominės ir socialinės stagnacijos lygius. Taigi kam planuoti? Jei mes kalbame apie centralizuotas, planavimo dominuojamas, racionalias-analitines esamų poreikių visuomeninių lėšų projekcijas į neaiškią ateitį, kaip priemonę įtakoti menkų išteklių paskirstymui, tuomet galbūt nėra rimtos priežasties taip daryti, remiantis 8

11 praeities patirtimi. Jei, priešingai, mes matome strateginį planavimą kaip valdymo procesą, tą kuris apibrėžia paskirstymo prioritetus ir projektuoja realistines pritaikymo strategijas, tuomet planavimas turi prasmę ir laikas, investuotas į jį, bus tinkamai praleistas. Efektyvaus strateginio planavimo pagrindas yra procese, o ne produkte arba plane. Kad procesas būtų efektyvus, jis turi būti: - kartu dalyvaujant (vykdomas sprendimų priėmėjų ir problemų sprendėjų, ne jiems ar dėl jų); - sąveikaujantis (apimantis konfrontaciją to, kas yra ir kas gali būti; - jungtinis (sujungiantis apačią su viršumi mąstant apie tai, kas turėtų būti padaryta, kaip tai turėtų būti padaryta ir kas tai turėtų padaryti; bei, - tęstinis (suvokiantis, kad tikslingos sistemos ir jų aplinkos pastoviai keičiasi ir joks planas neišlaiko savo vertės laikui bėgant). Kaip John Friedmann mums primena, planavimas yra susijęs ne tik su efektyvia tikslų instrumentuote, tai taip pat procesas, kuriuo visuomenė gali atrasti savo ateitį. Aš taip pat galėčiau pridurti, procesas organizacijoms ir bendruomenėms, kad jos atrastų savo Strateginio planavimo privalumai yra šie: - Padeda geriau dirbti. Tyrimai rodo, kad vizijos kūrimas, planavimas, tikslų nustatymas gali gerinti darbo atlikimą, - Stimuliuoja ateities analizavimą ir aiškios organizacijos vystymosi krypties suvokimą. Kai kurios organizacijos yra taip užsiėmusios kasdieniniais darbais, kad praranda bendros savo veiklos krypties ir misijos jausmą. Strateginis planavimas gali skatinti ateities analizavimą, atskleisti naujas galimybes ir grėsmes, atnaujinti misijos suvokimą. Tuo būdu jis padeda organizacijai kontroliuoti ir įtakoti įvykius, o ne tik reaguoti į juos. - Suvienija pastangas. Ne tik didelėje, bet ir mažoje organizacijoje gali atsirasti skirtingų nuomonių, veiklos strategijų ir taktikų. Bendras darbas, kuriant organizacijos veiklos gaires, suvienija atskirų darbuotojų pastangas ir nukreipia jas bendrų tikslų siekimui. - Leidžia racionaliausiai paskirstyti išteklius. Strateginis planavimas padeda išanalizuoti visas alternatyvas ir paskirstyti išteklius, nustačius aiškius organizacijos tikslus ir prioritetus. - Vysto komandinį darbą. Daugumoje organizacijų strateginį planą kuria ne vienas žmogus, o komanda. Planuotojų komanda yra pavyzdys kitiems organizacijos darbuotojams. Geri paties planavimo rezultatai duoda įvairiapusę naudą darbuotojams: pagilina jų žinias apie organizaciją, pagerina komunikaciją, tobulina vadovavimo įgūdžius. - Strateginis planavimas padeda atlikti svarbius dalykus. Išryškinant ilgalaikius, prioritetinius klausimus, iškeliamos kasdieninės operacinės problemos. Pavyzdžiui, San Franciske, egzistavo plačiai paplitęs susitarimas, kad infrastruktūros priežiūros ir pakeitimo atidėjimas yra neprotingas. Tačiau į tai nebuvo žiūrima kaip į neatidėliojamą problemą. Miesto strateginio plano vystymo metu verslo bendruomenė dokumentais patvirtino augantį infrastruktūros reikalavimų atsilikimą, o meras, su privataus sektoriaus parama, sugebėjo pateikti argumentus, kad kitais metais infrastruktūrai būtų išleista $45 milijonais daugiau. - Strateginis planavimas pakelia bendruomenės išsilavinimą lygį ir įtakoja konsensuso susidarymą. Filadelfija, miestas su skirtingomis rasinėmis, ekonominėmis ir etninėmis bei su tuo susijusiomis problemomis, bendruomenės auklėjimą bei konsensuso susidarymą padarė neatskiriama strateginio planavimo proceso dalimi, kas buvo susieta su 300-uoju miesto jubiliejumi. Sukurdami dvyliką darbo jėgų (kiekviena suformuota tam, kad ištirtų pagrindinius klausimus, tokius kaip ekonominis vystymasis ir gyvenimo sąlygos) su 20 9

12 aktyvių narių centre bei kitų nuo 60 iki 100 žmonių išoriniame žiede mažiau aktyvių dalyvių, jie įtraukė 1000 piliečių tiesiogiai į strateginį planavimo procesą. Kiekviena darbo jėga apėmė verslo, vyriausybės, pilietinių institucijų, universitetų, darbo, kaimynysčių bei kitų bendruomenės organizacijų atstovai. Pagrindinis pastangų privalumas buvo negalėjimas skirtingų piliečių susodinti prie vieno stalo bei palyginti informaciją bei perspektyvas. Kai jie susitiko, pradėjo atsirasti tam tikro laipsnio konsensusas dėl veiksmų, kurių miestas turėjo imtis tam, kad judėtų į priekį. - Strateginis planavimas padeda išvystyti bendrą viziją, kuri išsiplečia už kitų rinkimų ribų. Šiuo atžvilgiu svarbūs du dalykai. Pirma, bendros vizijos, koks miestas turėtų būti, poreikis; ir, antra, procesas, kuris sumažina inerciją, kuri paprastai lydi rinkimus ir vietinės savivaldos pasikeitimus. Vienas šalutinis JAV miestas prarado savo pagrindinį ekonominį pagrindą (gumos gamyba) ir panaudojo strateginio planavimo procesą apibrėžimui to, kaip jie galėtų atstatyti stabilesnį ir įvairesnį ekonominį pagrindą. Buvo ypač svarbu nupiešti paveikslą (viziją) to, kaip ateitis galėtų atrodyti be ekonominio pagrindo, kurį jie laikė savaime suprantamu dalyku metų metus tas, kuris greitai pradingo dėl pasaulinių pasikeitimų gamybos sistemose. - Strateginis planavimas padeda išdėstyti miestus pagal galimybių įvertinimą. Peter Drucker sako, Pirmas dalykas, kurį turiu padaryti, kad sulaukčiau rytojaus, visada yra vakardienos atsikratymas. Tuo tarpu kai tai nėra lengva padaryti visuomeninėse organizacijose, vis tik tai geras patarimas. Strateginis planavimas turi būti iniciatyvus, jei juo ketinama pasitarnauti organizacijai ateityje, netgi netolimoje ateityje. San Antonio, Teksas, naudojo strateginį planavimą kaip būdą užsiimti sau geresnę poziciją tam, kad pritrauktų moderniosios technologijos verslą. Jų ekonominis planas buvo tiek UstrateginisU (pavyzdžiui, išvystant tyrimų parkus ir pritraukiant užsienio investicijas), tiek UtaktinisU (pavyzdžiui, reklamuojant miestą mero bei kitų valdžios pareigūnų kalbomis jiems keliaujant po šalį). - Strateginis planavimas per kruopščia analizę gali naujoje šviesoje pateikti svarbius dalykus. Strateginis planavimas yra procesas, kuris yra UremiamasU per gerą duomenų surinkimą ir analizę (kaip priešingybė procesui, varomam duomenų). Dažnai duomenų atskleidimas gali padėti miestams įgauti naują keblių klausimų perspektyvą. Mombasa miesto taryba (Kenija) per veiksmų tyrimo projektą, kurio metu buvo daug interviu ir apklausos formų, sužinojo, kad beveik visi jų bendruomenės sektoriai, įskaitant oficialų verslo sektorių, manė, jog laisva ekonomika yra svarbi ir turi būti remiamas. Šio konsensuso realus patvirtinimas turėtų padėti jų politiniams lyderiams imtis tolimesnių veiksmų, kad suteiktų tokią paramą. - Strateginis planavimas padeda nustatyti efektyvesnį išteklių panaudojimą, įskaitant visuomeninius fondus. Susitelkiant ties projektais ir programomis, kurios buvo nurodytos kaip svarbiausios ir turi plačiai paplitusią paramą, vietinė savivalda gali optimizuoti efektyvų visų išteklių panaudojimą. Strateginis planavimas turėtų pateikti atsakymus apie susijusias išlaidas ir naudą (ne tik piniginę) iš alternatyvios pusės problemų apibrėžimui ir galimybėms - Strateginis planavimas gali pateikti visuomeninio-privataus bendradarbiavimo mechanizmą. Pagrindinių sprendimų priėmėjų ir nuomonių lyderių iš pagrindinių bendruomenės sektorių įtraukimas į strateginio plano formulavimą veiks sekančiai: (a) padidins jų klausimų supratimą ir galimybes; (b) sustiprins jų įsipareigojimus juos nukreipti; bei (c) į paviršių iškels naujas sprendimų priėmimo ir problemų sprendimo alternatyvas, įskaitant aktyvesnį privataus sektoriaus įsitraukimą. Vis daugiau ir daugiau 10

13 miestų besivystančiose šalyse atpažįsta privataus sektoriaus įsikišimo labiau tiesiogiai į visuomeninių paslaugų teikimą potencialą ir privalumus. Strateginio planavimo procesas yra būdas išstudijuoti šias alternatyvas ir jų pasekmes prieš tai, kai sprendimai bus priimti. Kas turėtų planuoti? Kas turėtų būti įtrauktas į strateginio planavimo procesą priklauso nuo to, kas turi būti pasiekta. Jei planas skirtas tik projektų ir programų, patvirtintų politinės institucijos, vykdymo nukreipimui, tuomet gali būti tinkama įtraukti tik valdymo komandą. Žinoma, valdymo komandos koncepcija yra lanksti, priklausanti nuo to, kiek toli žemyn hierarchijos laiptais generalinis direktorius nuspręs siekti sprendimo priėmimo procese. Vyrauja augantis įsitikinimas, kad pirmos linijos vadovai, ir netgi darbuotojai, įneša vertingus indėlius priimant sprendimus, veikiančius kasdienes operacijas, o jų įsitraukimui paliudyti yra materialių įrodymų. Valdytojas, kuris planavimo procese nepanaudoja darbo jėgos patirties ir idėjų, neigia vertingą išteklių. Klausimas yra ne ar įtraukti juos, bet kaip. Akivaizdu, mažai prasmės turi visos organizacijos perkėlimas į kitą vietą trijų dienų strateginio planavimo ceche. Iš kitos pusės, valdytojui reikalinga strategija ryšio su linijos personalu palaikymui įprastinėje bazėje. Pripažinta, kad geros idėjos apie bendruomenės vystymą ir strateginį planavimą nėra apribotos keletu valdančiųjų pareigūnų ir išrinktųjų vadovų. Taip pat pripažįstama kitų asmenų įtraukimo svarba, kurie yra gyvybiškai suinteresuoti sėkmingu programų ir paslaugų įgyvendinimu. Aktyvus jų, esančių už oficialių organizacijų ribų, dalyvavimas ne tik atneša į planavimo procesą geras idėjas ir patirtį, bet ir užtikrina plano supratimą, kai jis priimamas. Šis supratimas daugeliu atveju yra paverčiamas plano vykdymu. Vietiniai papročiai ir tradicijos dėl to, kas priima sprendimus už organizaciją ir bendruomenę, diktuos, dideliu mastu, tai, kas įsitrauks į bet kokį strateginio planavimo procesą. Nežiūrint to, yra svarbu atpažinti tai, kad kultūros, normos ir papročiai yra ne tik sustiprinti, bet taip pat išrasti tų, kurie laikosi jų. Jei anksčiau priimti sprendimai buvo valdomi kelių pagrindinių asmenų, gali būti laikas išrasti naują būdą sprendimų priėmimui jūsų organizacijoje arba bendruomenėje, ypač kai kalbama apie ateities planavimą Ką turi apimti strateginis planavimas? Strateginis planavimas, savo esmine forma, yra ateities uždavinių ir tikslų bei išteklių paskirstymo jų pasiekimui išraiška. Bet tam, kad priimtume tuos sprendimus, tai turėtų apimti daug daugiau. Štai keletas elementų, kurie įeina į efektyvų strateginį planavimą - Organizacija ir/arba bendruomenė turi analizuoti savo vidinę situaciją savo privalumus, trūkumus, galimybes ir problemas. - Jai taip pat reikia stebėti išorinę aplinką ir ką ji reiškia iššūkiams ir galimybėms. Nei viena organizacija nei bendruomenė neveikia vakuume. Joms pastoviai metami iššūkiai, jos remiamos, joms grasinama bei jos yra veikiamos išorinių poveikių bei jėgų. Planuoti atskyrus šiuos poveikius ir jėgas yra nuo pat pradžios naivu ir galiausiai pražūtinga. - Strateginiam planavimui reikalinga vizija ne tik analizavimas kas yra, bet ir svajojimas apie tai, kas gali būti. Kaip Drucker sako, tam reikia, atsikratyti vakardienos ir išrasti ateitį.. Strateginiam planavimui reikalingas novatoriškas mastymas, naujos idėjos, neapibrėžtas rizikos ėmimasis. Dabar, kai aš sėdžiu čia ir rašau apie strateginį planavimą, mano mintys sukasi apie dabartinius įvykius. Komunistinis pasaulis yra sujudęs, jis pristato du radikaliai skirtingus planavimo proceso vaizdus. Rusija, esant dinaminiam Gorbačiovo valdymui, šiuo metu metasi į nežinomybę, kurstomą vizijos, kokia šalis gali būti, atsižvelgiant į naujas idėjas ir kryptis. Gorbačiovas vykdo iniciatyvų planavimą savo dinamiškiausioje formoje. Toli į Rytus nuo Maskvos, Kinijos Respublikoje mes matome 11

14 kitokią planavimo rūšį kam Ackoff suteikia pavadinimą reaktyvizmas. Reaktyvistai labiau mėgsta buvusią būseną nei tą, kurioje yra dabar, ir jie mano, jog viskas juda iš blogo į blogiau. Todėl jie ne tik kad priešinasi pasikeitimui, bet bando anuliuoti buvusius pakeitimus ir grįžti ten, kur jie kažkada buvo Reaktyvistus stumia daugiau jų neapykanta nei jų meilė jie neplaukia su srove; jie bando plaukti prieš ją į pažįstamą krantą. - Strateginis planavimas nustato spragas tarp to, kur mes esame ir kur norime būti kaip organizacijos ir bendruomenės. - Jis palaiko ryšį. Jis renka idėjas, duomenis ir supratimą organizacijos bei bendruomenės viršuje, apačioje ir išilgai jos bei perduoda juos atgal kaip prielaidas, uždavinius, strategijas bei veiklos kryptis, kurie sudaro planą. - Strateginis planavimas generuoja pasiūlymus iš tų, kuriems yra priskirta juos įvykdyti, ir formuluoja juos į įgyvendinamas alternatyvas veikimui. - Strateginis planavimas skatina instituciją ar masto sukūrimą tam, kad užtikrintų, kad tie, kuriems priskirta atsakomybė plano vykdymui, turėtų būtinus išteklius. Didžiausias ir dažniausiais pasitaikanti strateginių planų trūkumas yra organizacijų ir bendruomenių nesugebėjimas juos įvykdyti. Strateginis planavimas turi apimti planavimą įgyvendinimui (įskaitant vykstančias operacijų ir priežiūros programas, įtaisus ir paslaugas) ne tik paprasčiausiai malonų patyrimą paskelbiant pasauliui, kokius nuostabius dalykus mes planuojame padaryti. Ilgalaikiai planai dažnai išdėsto poreikį, kad ateities fondai atitiktų tam tikrus, o kartais ne tokius specifinius, uždavinius ir tikslus, bet ignoruoja tokias smulkmenas kaip uždavinių ir tikslų vykdymui reikalingo personalo skaičius ir kvalifikaciją bei įrengimus ir medžiagas, reikalingas įtaisų priežiūrai ir darbui, bei infrastruktūros projektus, kada jie bus pastatyti. - Tai reiškia daugiamečius biudžetus kaip integralinę ilgalaikių planų dalį. Kapitaliniai ir operaciniai biudžetai yra integralinė ilgalaikių planų dalis. Kapitaliniai ir einamieji biudžetai reikalingi tam, kad užtikrintų, jog projektai gali būti pastatyti pagal planus bei gali būti prižiūrimi ir naudojami projekto gyvavimo laikotarpiu. - Strateginis planavimas, kaip procesas, susitelkia ties strategijų įgyvendinimų veiksmų plano formulavimu. Jis išryškina taktinius žingsnius artimiausios ateities įvykiams bei platesnius strateginius planus projektams ir programoms, apibrėžtiems tolimesniame laiko kontūre. - Galiausiai, strateginis planavimas prideda atlikimo tikrinimą ir įvertinimą priimtinuose laiko ir išteklių parametruose. Tikrinimas yra besitęsiančios pastangos nustatyti, ar jūs darote tai, ką sakėte, jog ketinate daryti. Įvertinimas, taip pat besitęsiantis įvykis, yra atlikimo apsprendimo aktas lyginant su iš anksto nustatytais standartais ir kriterijais. Abu yra svarbūs valdymo įrankiai iniciatyvos ir progreso išlaikymui. 1.4 Strateginis valdymas 12

15 Strateginio valdymo procesas. Strateginis valdymas vadovams suteikia galimybę drausmingai suvokti aplinką, kurioje jų organizacija veikia, o po to imtis veiksmų. Kalbant apibendrintai, yra išskiriami du etapai: Strateginis planavimas - terminas, kuriuo paprastai vadinama protinė veikla. Į jį įeina ir tikslų nustatymas, ir strategijos formulavimas, kuriuos skyrė Hoferis ir Schendelis. Strategijos įgyvendinimas - terminas, kuriuo paprastai vadinami veiksmai, pagrįsti tokiu planavimu. Šis etapas apima Hoferio ir Schendelio administravimo bei strateginės kontrolės etapus. Strateginis planavimas TIKSLŲ NUSTATYMAS STRATEGIJOS FORMULAVIMAS Strategijos įdiegimas ADMINISTRAVIMAS STRATEGIJOS KONTROLĖ Strateginio valdymo procesas Dvi grįžtamosios rodyklės reiškia, jog šis procesas besitęsiantis, kintant aplinkybėms. Strategiškai valdant siekiama nuolat apsirūpinti informacija apie aplinką ir vengiama planavimo ciklus priešpastatyti nuolatiniam procesui. Tai yra - situacijos stebėjimas ir plano koregavimas vyksta nuolat. Svarbiausia nauda, kurios tikimasi iš strateginio planavimo bei valdymo, yra organizacijos veiklos rezultatyvumo didinimas. Be to, labai reikšmingas strateginio planavimo ir valdymo privalumas - organizacijos narių palankios nuostatos į pasikeitimus suformulavimas. Tai, kad strategijos planavimo bei realizavimo procese dalyvauja įvairaus lygio ir skirtingų veiklų vadovai, padeda jiems kur kas geriau vienas kitą suprasti, suvienodinti požiūrius į organizaciją ir jos vystymo prioritetus. 13

16 PAGRINDINIAI STRATEGINIO VALDYMO BRUOŽAI Struktūros ir sistemos pritaikomos prie strategijos Susitelkiama ties ilgalaikiais tikslais Įtraukiami aukščiausios grandies vadovai Aiškus ryšys tarp strategijos ir darbų Strateginis valdymas Misija aptariama visuotinai Nuolat daromi sprendimai Stebimas strategijos įgyvendinimas Kuriama ateitis 9 pav. Strateginio valdymo bruožai. Ilgalaikiai tikslai Tai nereiškia, kad dabarčiai nereikia skirti dėmesio. Priešingai, tačiau, veiklos planai, projektai ir biudžetai turi sekti iš strategijos, o ne priešingai, ją apibrėžti. Aukščiausių vadovų įtraukimas Vadovai turi vaidinti svarbiausią vaidmenį nustatant ilgalaikius tikslus ir patys rimtai žiūrėti į ilgalaikes strategijas. Jie turi užtikrinti, kad visi organizacijoje turi bendrą krypties jausmą, kad ilgalaikiai tikslai būtų nustatyti, peržiūrimi ir kad šiuos tikslus atitinkančios strategijos. Bendra vizija Tai reiškia kad: - informacija apie sprendimus yra paskleidžiama visiems, kurie organizacijoje daro sprendimus, gal būt net iš viso visiems - į planavimo procesą įvairiais būdais įtraukiami visų lygių darbuotojai iš viršaus į apačią ir iš apačios į viršų - strategija iš tiesų yra bendra, turinti prasmę kiekvienam organizacijos nariui. Kuria ateitį Žiūrėjimas į ateitį neturi būti paprasta praeities ekstrapoliacija, besiremianti ankstesniais darbo įpročiais. Stebėjimas nukreiptas į strateginius dalykus - Stebėjimas (monitoringas) turi būti nuolatinis, tačiau taip pat nukreiptas į strateginius dalykus. - Ryšys tarp strateginių tikslų įgyvendinimo stebėjimo ir kasdieninės veiklos kontrolės. - Aplinkos, kuri gali turėti įtakos strategijai, stebėjimas. Nuolatinis sprendimų darymas 14

17 Strateginis valdymas - nuolatinis sprendimų darymas, priešingas metiniam valdymo ciklui, susietam su starto-finišo trūkčiojimais sprendimų daryme. Aiškus veiklos susiejimas su strategija Kaip jau minėta, veiklos planai, projektai ir biudžetai turi plaukti iš strategijos, jie neturi ryškiai paveikti pačios strategijos. Veiklos planai yra būtinas dalykas, nes pati vizija ir ilgalaikiai tikslai vieni patys yra nepakankami. Organizacijos žmonės turi žinoti, ko tikimasi iš jų. Struktūros ir procesai remia strategiją - Ar organizacijos struktūra yra tinkama strategijai įgyvendinti? - Ar organizacijos procedūros ir procesai yra tinkami strategijai įgyvendinti? - Ar atsirandančios problemos yra greitai strategiškai išsprendžiamos, ar yra tendencija, kad problemos vis kartojasi? (9 pav.). Strateginis valdymas netaps realybe, jeigu vadovai ir darbuotojai nepradės mąstyti strategiškai. Strateginiai planai, procedūros, sistemos ir biudžetas gali likti tik popieriuje, tačiau reali veikla bus chaotiška, jei nepasikeis mąstymo būdas. Taip yra todėl, kadangi žmonės yra labai užsiėmę darbu ir visiškai pamiršta mąstymo būdus. Keletas paprastų, bet efektyvių strateginių formuluočių, kuriuos tarnautų visose svarbesnėse diskusijose, pasiūlymuose ir sprendimuose kaip nuorodos šaltinis, užtikrintų žymiai geresnį strateginį valdymą nei trys planavimo biblijos, kurias rašė 30 protingų žmonių. Kodėl verta valdyti strategiškai? 1. Veiklos tikslas tampa aiškesnis. Tai suteikia: - veiklos krypties jausmą, - aiškius veiklos prioritetus, - aiškias vertybes, - galimybę atsilaikyti keičiantis konjunktūrai. 2. Bendras tikslas suvienija darbuotojus. Tuomet: - galima užtikrinti visų darbuotojų dalyvavimą planuojant, - visi daugiau supranta apie tai, kokioje veikloje jie dalyvauja, - susiderina visų institucijos padalinių tikslai ir veikla. 3. Pasiekiamas norėtas tikslas. Nes: - užtikrinami realūs tikslai, - užtikrinamas trumpalaikių priemonių efektyvumas, - tikslų įgyvendinimas tinkamai aprūpinamas ištekliais, visi resursai tikslingai koncentruojami, - aiški dalyvaujančių įgyvendinime atsakomybė. 4. Kasdieniai sprendimai įgauna bendrą orientyrą, kuris: - padeda eilinius sprendimus perduoti žemiausioms grandims, siekiant pagreitinti sprendimo procesą, - suteikia priežiūrai atskaitos tašką, - padeda nepasimesti, susidūrus su kliūtimis. Kuo strateginis valdymas verslo kompanijoje skiriasi nuo strateginio valdymo viešojo administravimo institucijoje? Verslo kompanija Veiklos nesėkmė paliečia tik vartotojų grupę. Daugiau laisvumo keičiant struktūrą, veiklos Viešojo administravimo institucija Veiklos nesėkmė paliečia didesnę visuomenės ir valstybės dalį. Daug suvaržymų keičiant struktūrą, veiklos 15

18 formas, tikslus, darbuotojus. Daugiau arba visiškas savarankiškumas nustatant misiją, strateginius tikslus, programas, finansavimą. formas, tikslus, darbuotojus Labai sudėtingas misijos, strateginių tikslų, programų, finansavimo derinimas su daugeliu kitų institucijų ir interesų grupių. Kompanijos misiją neretai tenka keisti, keičiantis rinkai, paklausai. Nebūtina viešinti visus tikslus ir finansavimo klausimus. Lengviau išmatuojamas veiklos efektas, rezultatas - aiškesnė darbuotojų atsakomybė. Didesnis jautrumas rinkos permainoms. Daugeliu atvejų darbuotojų iniciatyva yra skatinama tiek iš vidaus, tiek iš išorės. Daugeliu atvejų institucijos misija yra ilgalaikė. Tikslų ir finansavimo skaidrumo privalomumas. Sudėtingiau išmatuojamas veiklos efektas, rezultatas - sudėtingesnė darbuotojų atsakomybė. Didesnis jautrumas politikos ir politikų permainoms. Nereti atvejai, kai darbuotojų iniciatyva gali būti slopinama. Piliečiai gali apskųsti valstybės tarnautojus pagal specialų LR Administracinių bylų teisenos įstatymą. Verslo kompanijos ir viešojo administravimo institucijos skiriasi rinkų su kuriomis jos sąveikauja, požiūriu. Verslo kompanija turi: - darbo rinką, kuri jai duoda žmones, kuriems ji moka pinigus; - pirkimų rinką, kurioje už pinigus ji gauna reikiamas žaliavas; - pinigų rinką, kurioje ji gauna pinigus ir pelną, paskolas ar akcijas ir kuriai ji moka procentus ir dividendus; - pardavimo rinką, kurioje ji parduoda savo produktus ir paslaugas. Verslo kompanijos esmė ir išsigelbėjimas glūdi pardavimo rinkoje. Kokybiški produktai ir paslaugos neišgelbės verslo kompanijos, jei ji nesugebės jų parduoti. Pirkėjų ir paslaugų vartotojų nuomonė yra kritiškai svarbi verslo kompanijai, nes jie gali rinktis. Viešojo administravimo institucija turi: - darbo rinką, kuri jai duoda žmones, kuriems ji moka pinigus; - pirkimų rinką, kurioje už pinigus ji gauna reikiamas žaliavas; - paslaugų rinką, kurioje ji gauna pinigų, pavyzdžiui, už pašto ženklus, licencijas ar pasus, arba palankų vertinimą už kokybiškai atliekamą darbą; - politinę rinką, kuri tvirtina biudžetą, nustato taisykles, teikia subsidijas. Viešojo administravimo institucijos esmė glūdi paslaugų rinkoje. Tačiau jai taip pat yra nepaprastai svarbi politinė rinka, kuri yra tik netiesiogiai susijusi su institucijos veikla paslaugų 16

19 rinkoje. Todėl viešojo administravimo institucijai, greta paslaugų rinkos strategijos, reikalinga ir gelbėjimosi virvės strategija, nukreipta į politinę rinką. Būna taip, kad viešojo administravimo institucija teikia puikiauisias paslaugas ir palaipsniui nyksta. Arba, kas atsitinka dažnai, ji gali veikti prastai ir vis tiek augti. Todėl viešojo administravimo institucija negali apsiriboti vien tiktai parengti strateginį planą, remiantis tiksliais paskaičiavimais ir geriausios veiksmų alternatyvos pasirinkimu. Viešojo administravimo institucija privalo: - į strateginio plano rengimą įtraukti ją kuruojančių institucijų ir kitų interesų grupių atstovus: - numatyti lobistinius ir visuomeninės informavimo veiksmus, užtikrinančius institucijos veiklos supratimą ir paramą jai. 1.5 Esama situacija planavimo srityje Pradėjus dirbti rinkos ekonomikos sąlygomis, dauguma iš mūsų patikėjo, kad rinka kaip visagalis fenomenas subalansuos valstybės ūkį ir mums užtikrins pakankamą gyvenimo kokybės lygį. Deja, jau dešimt metų gyvenimas negerėja. Galima teigti viena pagrindinių klaidų yra ta, kad dauguma valstybės valdymo sprendimų nesiremia klasikiniais ekonomikos teorijos ir vadybos teiginiais. Planavimo teorija teigia, kad bet kokia organizuota žmonių grupė, neturinti savo veiklos plano (kuriame būtų nurodyti aiškūs tikslai, uždaviniai, priemonės, atsakingi vykdytojai bei finansavimo šaltiniai šiam planui įvykdyti), pasmerkta žlugti. Net ir sovietmečiu ūkinė veikla Lietuvos regionuose buvo plėtojama pagal planą, kuris lėmė miestų ir regionų specifiką bei ją atitinkančią kvalifikacinio potencialo, technologijos bei finansinių išteklių koncentraciją. Atkūrus Lietuvos nepriklausomybę, šalyje buvo atsisakyta iki tol egzistavusio penkiamečio planavimo, pradedant pačia mažiausia organizuota visuomenės ląstele įmone ir baigiant teritoriniais dariniais: rajonais, miestais ir bet apimant pačią šalį su atskirais ūkio sektoriais, socialine, kultūrine ir kita veikla. Kurį laiką planavimas buvo traktuojamas kaip sovietmečio palikimas ir planavimo nebuvo iš viso. Tačiau laikas parodė, kad siekiant tolygios ir tikslingos valstybės raidos, planavimas yra būtinas. Patys pirmieji susivokė verslininkai, pamatę, kad rinka toli gražu chaoso nepanaikina, o priešingai neplanuoti veiksmai jį dar labiau didina. Be to, įsitikinta, kad ne tik pavienis verslas turi būti planuojamas, bet ir jo plėtrai turi būti sukurta pakankamai palanki aplinka. Pirmieji bandymai nukreipti sektoriaus vystymąsi tam tikra linkme rėmėsi Vakarų Europos patirtimi. Pradėtos kurti koncepcijos (Lietuvos nacionalinė sveikatos koncepcija, Lietuvos švietimo koncepcija ir kt.). Lietuvai oficialiai pareiškus savo norą integruotis į Europines bei Euroatlantines struktūras, atitinkamose srityse buvo pradėtas taikyti tose struktūrose taikomas planavimas (pvz. NATO, Europos Sąjungos). Šiandien planavimo procesas įgauna dar didesnį mąstą ir tarp Lietuvos Respublikos Vyriausybės metų programos įgyvendinimo priemonių galima rasti daugybę priemonių, susijusių su strategijų, koncepcijų, programų kūrimu. Apžvelgus ir išnagrinėjus bendrąjį šalies ir atskirų sektorių plėtros planavimą, galima išskirti tokias pagrindines planavimo dokumentų rūšis : koncepcija, strategija, nacionalinė programa, plėtros kryptys/gairės bei priemonių planas (kuris dažniausiai sudaromas strategijai ar programai įgyvendinti). Planavimo dokumentai sudaromi skirtingam laikotarpiui 1 ir daugiau (2, 3, 4, 5, 6, 9, 10, 20) metų arba neterminuotai. Jeigu planavimo dokumentas neterminuotas, jo atnaujinimas arba revizavimas gali būti numatytas arba strategijose (pvz. Valstybinė atliekų tvarkymo strategija), arba atitinkamos srities įstatymuose (pvz. Lietuvos Respublikos energetikos įstatymas). Tačiau dažniausiai planavimo dokumentų atnaujinimo ir revizavimo mechanizmas visai nenurodomas. Planavimo dokumentai sudaromi vadovaujantis atskirų sektorių įstatymo nuostatomis arba atsižvelgiant į atskirų sektorių veiklos planus. 17

20 Nepriklausomai nuo dokumento pobūdžio, reikšmės ir trukmės, jį gali tvirtinti tiek Seimas, tiek Lietuvos Respublikos Vyriausybė, tiek ministras įsakymu, tiek ministerijos kolegija nutarimu. Kai kurių dokumentų (pvz. Nacionalinės energetikos strategijos, Ilgalaikių valstybinių saugumo stiprinimo programų rengimo ir įgyvendinimo plano, kt.) tvirtinimas yra numatytas atitinkamos srities įstatymu, tačiau dažniausiai tvirtinimas priklauso nuo konkrečių susidariusių aplinkybių. Išskirtinis vaidmuo planavimo srityje priskirtinas dviems planams bendrajam Lietuvos Respublikos teritorijos planui ir Nacionaliniam plėtros planui. Pirmasis dokumentas pagal galiojančius teisės aktus yra pagrindinis šalies vystymo planas, kuriuo remiantis turėtų būti sudaromi kiti planai. Pripažįstant šio plano svarbą, mastus bei įdėto darbo kiekį reikia paminėti ir priežastis, kodėl šis planas negali pakeisti Ilgalaikio strateginio valstybės raidos plano : 1. Planui parengti reikalingas laikas - planas pradėtas rengti 1996 metais, tačiau jį pabaigti (esant tinkamam finansavimui) ketinama tik šiemet. 2. Analizei buvo naudota pagrinde metų informacija, kuri faktiškai atspindėjo paveldėtos ekonomikos inerciją. Kol planas buvo rengiamas, esama situacija gerokai pasikeitė ir jame darytos prognozės neatitinka realijų. 3. Plano apimtis (keli šimtai puslapių) apsprendžia tai, kad jis negalės būti operatyviai koreguojamas, priklausomai nuo pakitusios situacijos. 4. Jo rengime nepakankamai dalyvavo šakinės ministerijos, todėl jo įgyvendinimui kyla problemų. 5. Planas turi savo paskirtį - jis yra teritorinė ūkio šakų vystymosi projekcija. Nacionalinis plėtros planas taip pat turi savo specifinę paskirtį - jis buvo sukurtas siekiant tinkamai ir laiku įsisavinti Europos Sąjungos paramos fondų lėšas. Savo pavadinimu pretenduojantis aprėpti visą šalies gyvenimą, planas savo esme ir šiandien liko Europos Sąjungos lėšų įsisavinimo mechanizmu. Plano rengėjų nuomone, šis planas po dvejų metų galėtų aprėpti ne tik iš Europos Sąjungos ateinančias, tačiau visas šalies investicijas. Reikia pasakyti, kad plano sudarymą reglamentuoja Europos Sąjungos dokumentai. Vadinasi jei Lietuva norėtų šį planą išplėsti ne tik iki šalies investicijų plano lygio, bet iš tikrųjų iki šalies plėtros plano lygio, ji galėtų susidurti su problema, su kuria jau susidūrė kai kurios šalys. Jos šiandien rengia du plėtros planus - vieną Europos Sąjungai, pagal jos reikalavimus, kitą - sau, kuriame aprėpiami ir kiti, Europos Sąjungos nedominantys plėtros aspektai. Kita priežastis, kodėl ir šis planas negali atstoti aukščiau paminėto Ilgalaikio strateginio valstybės raidos plano, yra ta, kad šis planas nėra ilgalaikis. Šiandien jis skirtas keturiems metams, ateityje gali apimti laikotarpį iki šešerių metų. Išanalizavus planavimo dokumentų sudarymą ir tvirtinimą, galima išskirti tokius pagrindinius trūkumus: Planavimo dokumentai tvirtinami skirtingų institucijų (Seimo, Vyriausybės, ministro); Planavimo dokumentai tvirtinami skirtingam laikotarpiui (nuo 1 iki 20 metų); Planavimo dokumentus tvirtina skirtingos politinės valdžios. Naujai išrinkta valdžia privalėtų vadovautis jau seniai patvirtintais planavimo dokumentais, kurie dažnai neatitinka to laikmečio realijų ir politinių nuostatų. Tokia situacija skatina anksčiau patvirtintų planavimo dokumentų ignoravimą ir teisinį nihilizmą; Planavimo dokumentai nesusieti su finansinėmis šalies galimybėmis ir biudžeto rengimo procesu. Taip planuojant atskirų sektorių plėtrą, pasigendama planavimo mechanizmo, kuris leistų susieti visus patvirtintus ir ketinamus tvirtinti planavimo dokumentus tarpusavyje ir nukreipti juos viena linkme. Įvairūs šakiniai arba teminiai strateginiai planavimo dokumentai nesiejami su bendraisiais šalies planavimo dokumentais (pvz. su Nacionaliniu (regionų) plėtros planu, Lietuvos ūkio ilgalaikio plėtojimo strategija, kt.). 18

21 PLANAVIMAS IŠ VIRŠAUS Į APAČIĄ MINISTERIJŲ - SEKTORINIAI PLANAI NACIONALINĖS PLĖTROS PLANAS REGIONINIAI PLANAI Savivaldybių planai Savivaldybių planai Savivaldybių planai PLANAVIMAS IŠ APAČIOS Į VIRŠŲ 2000 metais Vyriausybė, siekdama geriau planuoti savo veiklą ir efektyviau panaudoti turimus finansinius ir darbo išteklius, ėmėsi iniciatyvos diegti strateginį planavimą. Strateginio planavimo įgyvendinimo tikslas sukurti vieningą planavimo sistemą, integruojančią Vyriausybės sprendimų priėmimo principus į institucijų planavimo ir veiklos sistemas. Strateginis planavimas vykdomas Vyriausybės ir institucijų lygiais. Tai subalansuotas iš viršaus į apačią ir iš apačios į viršų planavimas. Strateginis planavimas prasideda Vyriausybės strateginių tikslų (prioritetų) kitiems metams nustatymu. Nustatyti prioritetai yra orientyras institucijoms, planuojant savo veiklą. Šie prioritetai turi atsispindėti institucijų strateginiuose planuose. Strateginiai veiklos planai sudaromi 3 metų laikotarpiui ir kiekvienais metais Vyriausybėje svarstomi kartu su biudžeto įstatymo projektu. Toks strateginis planavimas yra problemų sprendimas vidutinės trukmės perspektyvoje. Tačiau šiandien vis dažniau pasigendama Vyriausybės (tiksliau visos valstybės) veiklos ilgalaikės vizijos ir strategijos. 1.6 Savivaldybių plėtros strateginiai planai Vertinant strateginį planą pirmiausia reikia susitarti, kas yra strateginis planas, kadangi samprata ir definicijos yra labai plačios. Viena samprata tai miesto Bendrasis planas, kuriame visa 19