Ettekanne Tallinna Ettevõtluspäeval, 06. oktoobril 2011 Sokos Hotel Viru Konverentsikeskuse Forte saalis: Juhtimissüsteemide standardid (ISO 9001, ISO 14001 jt.) ning riskide hindamine. Juhtimissüsteemide rajamine ja sertifitseerimine ettevõttes. Intact OÜ Tõnu Kumari
Sisukord 1. Toote- ja süsteemistandardid 2. Juhtimissüsteemi standardite lühitutvustus: ISO 9001, ISO 14001 jt. 3. Juhtimissüsteemi standardite seos riskihindamisega 3.1 ISO 9001 kvaliteedijuhtimissüsteemi standard kui baasstandard 3.2 ISO 14001 keskkonnajuhtimissüsteemi standard kui baasstandard 4. ISO 31000 ja ISO 31010. 5. Kuidas jõuda juhtimissüsteemi loomise idee tekkimisest sertifitseeritud juhtimissüsteemini? 5.1 konsultandi kasutamine juhtimissüsteemi ülesehitamisel ja juurutamisel 5.2 EAS i toetus juhtimissüsteemi ülesehitamisel ja juurutamisel 5.3 sertifitseerimisprotsess 6. Mis kasu on ettevõttel juhtimissüsteemi rakendamisest?
1. Toote- ja süsteemistandardid (1) Mõningaid näiteid tootestandarditest: EVS-EN 12590 Tekstiil. Osaliselt või täielikult sünteeskiududest valmistatud tööstusliku otstarbega õmblusniit EVS-EN 1906:2003 Ehitustarvikud. Ukselingid ja nupud Mõningaid näiteid süsteemistandarditest: ISO 9001:2008 Kvaliteedijuhtimissüsteemid ISO 22000:2005 Toiduohutuse juhtimissüsteemid ISO 13485:2003 Meditsiiniseadmete valdkonna kvaliteedijuhtimissüsteemid ISO 14001:2004 Keskkonnajuhtimissüsteemid OHSAS 18001:2007 Töötervishoiu ja tööohutuse juhtimissüsteemid
1. Toote- ja süsteemistandardid (2) Juhtimissüsteemide standardite kohta kehtivad järgmised üldised seisukohad: Juhtimissüsteemide standardites sisalduvad nõuded täiendavad, kuid ei asenda tootestandardites esitatud tehnilisi nõudeid. Juhtimissüsteemide standardid kehtestavad nõuded selle kohta, milliseid elemente organisatsioonides rakendatavad juhtimissüsteemid peavad hõlmama, ent nende standardite eesmärgiks pole peale suruda juhtimissüsteemide ühetaolisust. Juhtimissüsteemide standardid on üldised ega sõltu mingist konkreetsest tööstusvõi majandusharust. Juhtimissüsteemi kavandamisele ja teostusele avaldavad kindlasti mõju organisatsiooni spetsiifilised vajadused ja eesmärgid, tarnitavad tooted ning teenused ja toimimistavade eripära.
2 Juhtimissüsteemide standardite lühitutvustus: ISO 9001, ISO 14001 jt. (1) Juhtimissüsteemide standarditest on maailmas kahtlemata kõige enam tuntud ja levinud kvaliteedijuhtimissüsteemide standard ISO 9001:2008. Selle standardi täna kehtiv 4. versioon jõustus 2008 aastal. Eelmistes versioonides 1987, 1994 ja 2000 aastal peegeldub kokkuvõtlikult juhtimissüsteemide alase mõtte areng, mis praegu kehtivas standardis on jõudnud protsesside efektiivse toimivuse ning kliendikesksuse mõõdetavuse tasemele. Kvaliteedijuhtimissüsteemi standard ei sea eesmärgiks toodete ja teenuste absoluutset kvaliteeti, vaid kliendi poolt nõutud kvaliteeditaseme tagamist. Kvaliteedijuhtimissüsteemi standardi arengu tulemusena on suudetud mõistlikult ohjata süsteemi dokumentatsiooni liigset genereerimist.
2 Juhtimissüsteemide standardite lühitutvustus: ISO 9001, ISO 14001 jt. (2) Suure populaarsuse on maailmas pälvinud keskkonnajuhtimissüsteemi standard ISO 14001:2004. Juba selle juhtimissüsteemi nimetusest selgub tema mõte ja eesmärk parandada organisatsioonide keskkonnaalast toimivust, vähendades sel viisil looduse saastamist ja ressursside raiskamist. Analoogselt ISO 9001 ga ei sea ka see standard mingeid absoluutseid keskkonnaalaseid arvnäitajaid, vaid keskendub nõudele tagada õiguslikele ja muudele asjakohastele nõuetele vastavus.
2 Juhtimissüsteemide standardite lühitutvustus: ISO 9001, ISO 14001 jt. (3) Oluliseks erinevuseks standardite ISO 9001 ning ISO 14001 vahel on see, et keskkonnajuhtimissüsteemi standard on riskide hindamisel põhinev standard, kvaliteedijuhtimissüsteemi standard aga ei käsitle riskide hindamist. ISO 14001 standardi üheks kesksemaks momendiks on organisatsiooni oluliste keskkonnaaspektide väljaselgitamine ning vastava toimeohje rakendamine tegevustele, mis on seotud nende oluliste aspektidega. Oluliste keskkonnaaspektide väljaselgitamine on teiste sõnadega organisatsiooni keskkonnaalaste riskide hindamine.
3 Juhtimissüsteemide standardite seos riskihindamisega Toodete ja teenuste tarbimise korral on tarbija jaoks olulised mitmed toodete ja teenuste omadused kvaliteet, hind, aga ka toote või teenuse kasutamisega kaasnev risk nii inimeste elule ja tervisele kui keskkonnale. Samuti on oluline, millist mõju avaldab inimeste elule ja tervisele ning keskkonnale tooteid valmistav ja teenuseid pakkuv organisatsioon. Juhtimissüsteemide standardid võib liigitada kaheks: riskide hindamist käsitlevateks ja mittekäsitlevateks standarditeks. Keskkonnajuhtimissüsteemi standard ISO 14001:2004 ja töötervishoiu ning tööohutuse juhtimissüsteemi standard OHSAS 18001:2007 põhinevad riskide hindamisel, kvaliteedijuhtimissüsteemi standard ISO 9001:2008 aga, nagu öeldud, ei põhine riskide hindamisel. Siiski on mitmete ISO 9001:2008 standardi baasil loodud standardite puhul kasutusele võetud riskide hindamise põhimõtted.
3.1 ISO 9001 kvaliteedijuhtimissüsteemi standard kui baasstandard (1) Kvaliteedijuhtimissüsteemi standardi ISO 9001:2008 baasil on erinevate valdkondade tarvis koostatud kvaliteedijuhtimissüsteemide standardid, mis suuremal või vähemal määral tuginevad ISO 9001-le: ISO 13485:2003 Meditsiiniseadmed Kvaliteedijuhtimissüsteem Normatiivsed nõuded See standard viitab standardile ISO 14971:2009, Medical devices Application of risk management to medical devices ISO 22000:2005 Toiduohutuse juhtimissüsteemid. Nõuded kõikidele organisatsioonidele toidu käitlemisahelas
3.1 ISO 9001 kvaliteedijuhtimissüsteemi standard kui baasstandard (2) ISO/TS 16949:2009 Quality management systems - Particular requirements for the application of ISO 9001:2008 for automotive production and relevant service part organizations ISO/IEC 27001:2005 Infotehnoloogia - Turbemeetodid - Infoturbe halduse süsteemid - Nõuded ISO/TS 29001:2010 Petroleum, petrochemical and natural gas industries - Sector-specific quality management systems - Requirements for product and service supply organizations
3.2 ISO 14001 keskkonnajuhtimissüsteemi standard kui baasstandard Ka keskkonnajuhtimissüsteemi standard ISO 14001:2004 on aluseks erinevate valdkondade juhtimissüsteemide standarditele: ISO 30000:2009 ISO 50001:2011 Ships and marine technology Ship recycling management systems Specifications for management systems for safe and environmentally sound ship recycling facilities Energy management systems Requirements with guidance for use
4 ISO 31000 ja ISO 31010 (1) ISO 31000:2009; EVS-ISO 31000:2010 RISKIJUHTIMINE, Põhimõtted ja juhised Standard sätestab riskijuhtimise põhimõtted ja üldised juhised. Standardit võib kasutada avaliku sektori, era- või ühiskondlik organisatsioon, ühing, grupp või eraisik. Seetõttu ei ole see rahvusvaheline standard ühegi tööstusharu või sektori spetsiifiline. Standard ei ole mõeldud sertifitseerimise alusena.
4 ISO 31000 ja ISO 31010 (2) riskijuhtimise protsess (ISO 31000) Konteksti määramine 5.3 Riski hindamine 5.4 Teavitus ja nõupidamine 5.2 Riskituvastus 5.4.2 Seire ja ülevaatus 5.6 Riskianalüüs 5.4.3 Riski tasemehindamine 5.4.4 Riskikäsitlus 5.5
4 ISO 31000 ja ISO 31010 (3) IEC/ISO 31010:2009; EN 31010:2010; EVS-EN 31010:2010 RISKIJUHTIMINE, Riskihindamismeetodid See standard on standardit ISO 31000 toetav ning annab juhiseid riskihindamise süstemaatiliste meetodite valimiseks ja rakendamiseks. Standardikohane riskide hindamine aitab kaasa muudele riskijuhtimistegevustele. Tutvustatakse mitmesuguste meetodite rakendamist, tehes asjakohaseid viiteid muudele rahvusvahelistele standarditele, kus kirjeldatakse üksikasjalikumalt meetodite kontseptsiooni ja rakendamist. Standard ei ole mõeldud kasutamiseks sertifitseerimisel, normatiivselt ega lepingute sõlmimisel.
4 ISO 31000 ja ISO 31010 (4) Mõned näited standardis ISO 31010 käsitletavatest riskihindamismeetoditest: Ohu- ja toimivusuuring HAZOP Ohuanalüüs ja kriitilised kontrollpunktid HACCP Tõrkeliigi ja mõju analüüs FMEA Tõrkeliigi ja mõju ning kriitilisuse analüüs FMECA
5. Kuidas jõuda juhtimissüsteemi loomise idee tekkimisest sertifitseeritud juhtimissüsteemini? Laialt levinud võimaluseks on konsultandi kaasamine, millega kaasneb rahaline kulu. Konsultandi kasutamisega kaasnevad järgmised positiivsed asjaolud: 1. Süsteemi ülesehitamisel ei teki liigset ajakulu standardi nõuete lahtimõtestamisel ning ettevõtte protsesside kohaldamisel nendele nõuetele 2. Kõik standardi nõuded saavad kaetud, midagi ei jää kahe silma vahele, mis võiks hiljem takistada edukat sertifitseerimisprotsessi 3. Käsiraamatu, protseduuride ning muude dokumentide koostamisel järgib konsultant põhimõtet, et nendes dokumentides oleks lühidalt ja selgelt kirjas oluline, välistatud on pikad ja paljusõnalised dokumendid, mida keegi lugeda ei jõua ning millest arusaamine tekitab probleeme Teiseks võimaluseks süsteemi ülesehitamisel ja juurutamisel on teha seda ettevõtte omal jõul. Selle variandi edukus sõltub süsteemi ülesehituse ja juurutamisega tegelevate töötajate pädevusest.
5. 1 Konsultandi kasutamine juhtimissüsteemi ülesehitamisel ja juurutamisel (1) Konsultandi kasutamisel võib välja tuua järgmised tegevused: Ettevõte, kes soovib juhtimissüsteemi ülesehitamisel ja juurutamisel kasutada nõustaja/konsultandi abi, küsib hinnapakkumise, täites selleks Intact OÜ kodulehel oleva hinnapäringu vormi Intact OÜ saadab ettevõttele hinnapakkumise Ettevõte ja Intact OÜ lepivad kokku projekti üksikasjades ja ajakavas ning sõlmivad koostöölepingu Ettevõtte soovi korral aitab Intact OÜ vormistada EAS'ist toetuse saamiseks taotluse
5. 1 Konsultandi kasutamine juhtimissüsteemi ülesehitamisel ja juurutamisel (2) Järgneb juhtimissüsteemi nõustamisprotsess, mille põhiteemad on kokkuvõtlikult toodud allpool: juhtimissüsteemi(de) standardi(te) nõuete tutvustus, üldine sissejuhatus juhtimissüsteemi dokumentide koostamine, lähtudes kliendi organisatsiooni protsessidest siseaudiitorite koolitamine siseauditite läbiviimine kliendi organisatsioonis juhtimissüsteemi ülevaatus sertifitseerimisvalmiduseks
5. 2 EAS i toetus juhtimissüsteemi ülesehitamisel ja juurutamisel (1) Juhtimissüsteemide väljatöötamise, juurutamise ning esmase sertifitseerimise toetusi on võimalik taodelda EAS i teadmiste ja oskuste arendamise toetamise meetme raames. Teadmiste ja oskuste arendamise toetamise meedet kaasrahastab Euroopa Sotsiaalfond. Teadmiste ja oskuste arendamise toetamise meetme eesmärk Eesti ettevõtjate konkurentsivõime ja kasvupotentsiaali suurendamine ettevõtjate, ettevõtete juhtide ja töötajate juhtimis- ja tööalaste teadmiste ning oskuste arendamise kaudu. Kes saab toetust taotleda? Taotlejaks võib olla FIE või Eestis äriregistrisse kantud äriühing; samuti MTÜde ja sihtasutuste registrisse kantud ettevõtjate ühendus või kutseühendus, maakondlik arenduskeskus (MAK) - juhul kui kasusaajad on ettevõtjad; inkubaator juhul, kui kasusaajaks on ettevõtjad või eelinkubatsioonis osalevad füüsilised isikud.
5. 2 EAS i toetus juhtimissüsteemi ülesehitamisel ja juurutamisel (2) Milleks toetust antakse? Toetust saab taotleda kuni 12 kuud kestva teadmiste ja oskuste arendamise projekti elluviimiseks läbi järgnevate tegevuste: tööalane täienduskoolitus, sh üld- ja erikoolitus; tööalane tasemetestimine juhul kui tasemetestimisele eelneb koolitus; väljaspool Eestit toimuvatel erialastel konverentsidel osalemine; kuni 6-kuuline välisettevõttes praktiseerimine; välismessi ühiskülastus juhul, kui enne messi külastamist määratletakse ühiskülastuse eesmärgid ja oodatavad tulemused ning messi järgselt korraldatakse messi külastamise tulemusi kokkuvõttev sisuline tegevus koolituse või seminari vormis.
5. 2 EAS i toetus juhtimissüsteemi ülesehitamisel ja juurutamisel (3) Meetme raames toetatakse nõustamisteenuse kasutamist järgmistel taotleja äritegevusega seotud teemadel: juhtimissüsteemide väljatöötamine ja juurutamine; tehnoloogiaalane nõustamine; brändide, kaubamärkide ja disainilahenduste väljatöötamine ja juurutamine; turu- ja tasuvusuuringute läbiviimine; patendiuuringute läbiviimine; tööstusettevõtja tootmisprotsessiga otseselt seotud tarkvara arendamine ja juurutamine; juhtimissüsteemi esmase sertifitseerimisauditi läbiviimine; tootmiskorralduse parendusprojekti läbiviimine (eeltingimuseks on tootmiskorralduse diagnostika raporti olemasolu, toetuse taotlemine eraldi taotlusvormil, vaadake lähemalt siit)
5. 2 EAS i toetus juhtimissüsteemi ülesehitamisel ja juurutamisel (4) Kui suur on toetus? Taotletava toetuse miinimumsumma on 1600 eurot projekti kohta. Projekti miinimumsumma on 3200 eurot. Finantseeritakse kuni 50% tehtud abikõlblikest kuludest. Toetatavate projektide minimaalne omafinantseerimise määr taotlejale on 50% abikõlblikest kuludest. Taotlus toetuse saamiseks peab olema esitatud sihtasutusele vähemalt viis (5) tööpäeva enne projekti tegevuste algust. Täiendav info EAS i teadmiste ja oskuste arendamise toetamise meetme kohta: www.eas.ee
5. 3 Sertifitseerimisprotsess (1) Sertifitseerimisprotsessi põhietapid on järgmised: 1. Ettevõte võtab kontakti sertifitseerimisorganisatsiooniga (SO) 2. Ettevõte esitab SO le vajalikud andmed (käsitlusala, töötajate arvu jt.) ning SO esitab ettevõttele hinnapakkumise 3. Ettevõte ja SO allkirjastavad lepingu 4. SO teostab sertifitseerimisauditi, mis koosneb kahest etapist 1. etapp dokumentide ülevaatus 2. etapp vastavusaudit 5. Eduka sertifitseerimisauditi tulemusena annab juhtaudiitor soovituse väljastada ettevõttele vastav sertifikaat 6. SO vaatab auditi aruande üle ning kui kõik on vastavuses reeglitega, siis väljastab ettevõttele sertifikaadi (tavaliselt väljastatakse sertifikaat 3 aastaks) 7. Järelvalve visiidid 8. Sertifikaadi uuendamise
5. 3 Sertifitseerimisprotsess (2) Sertifitseerimisprotsess on reguleeritud standardiga ISO 17021 ning IAF i (International Accreditation Forum, www.iaf.nu ) poolt kehtestatud reeglitega
6. Mis kasu on ettevõttel juhtimissüsteemi rakendamisest? Sisemine kasu: juhtimissüsteemi õigel rakendamisel aitab see organisatsioonil keskenduda oma tegevustes olulistele asjadele - juhtimissüsteem võimaldab hoida kokku kulutusi. Väline kasu: sertifikaat toimib reklaamina annab informatsiooni potentsiaalsetele investoritele ja klientidele.
Tänan tähelepanu eest! Intact OÜ Tõnu Kumari www.intact.ee tonu.kumari@intact.ee mob. + 372 51 61 291