Europos Parlamento vaizdo stebėjimo politika

Transcription

1 Europos Parlamento vaizdo stebėjimo politika Patvirtinta Europos Parlamento generalinio sekretoriaus pavaduotojos Francescos R. RATTI 2013 m. balandžio 20 d. Atnaujinta: 2014 m. kovo 28 d.

2 Turinys 1. Vaizdo stebėjimo politikos tikslas ir taikymo sritis Kaip užtikriname, kad mūsų vaizdo stebėjimo sistema būtų sukurta atsižvelgiant į susirūpinimą privatumo ir duomenų apsaugos srityje keliančius klausimus ir atitiktų duomenų apsaugos teisę? Esamos sistemos persvarstymas Atitiktis reikalavimams AVSS sistema ir duomenų apsaugos vidaus auditas Pranešimas EDAPP apie atitikties būklę Ryšių su atitinkamomis valstybių narių duomenų apsaugos institucijomis palaikymas Sprendimas ir konsultacija Skaidrumas Periodiniai persvarstymai Privatumui palankūs technologiniai sprendimai Kurios vietos yra stebimos? Kokia asmeninė informacija renkama ir kokiu tikslu tai daroma? Sistemos techninės specifikacijos Stebėjimo tikslas Tikslų ribojimas Ad hoc ir slaptas stebėjimas Ypatingos duomenų kategorijos Kokios vaizdo stebėjimo teisėtos priežastys ir teisinis pagrindas? Kas gali susipažinti su informacija ir kam ji atskleidžiama? Institucijos ir iš išorės samdomi apsaugos ir techninės priežiūros darbuotojai Prieigos teisės Duomenų apsaugos mokymai Konfidencialumo įsipareigojimai Duomenų perdavimas, atskleidimas ir registrai Kaip mes saugome informaciją? Kiek laiko saugome duomenis? Kaip teikiame informaciją visuomenei? Kompleksinis požiūris Specialus asmeninis pranešimas Kaip visuomenės nariai gali patikrinti, pakeisti arba ištrinti savo duomenis? Teisė kreiptis į EDAPP...12 EP vaizdo stebėjimo politika. Puslapis 2

3 1. Vaizdo stebėjimo politikos tikslas ir taikymo sritis Europos Parlamentas (toliau EP) vaizdo stebėjimo sistemą naudoja siekdamas užkirsti kelią saugumo ir saugos incidentams, atgrasyti nuo jų, juos valdyti ir ištirti, taip pat apsaugoti asmenis, turtą ir dokumentus nuo gaisro, vagystės, įsilaužimo, užpuolimo ar kitokių grėsmių. Vaizdo stebėjimo sistema stebint konkrečias vietas ir įvykius padedama siekti kitų įprastų saugumo ir prieigos kontrolės tikslų. Ši sistema sudaro dalį priemonių, kuriomis remiama platesnė EP saugumo politika. Tvarkomų vaizdo stebėjimo duomenų valdytojas yra EP Apsaugos ir saugumo generalinio direktorato Rizikos vertinimo skyrius. Šiame vaizdo stebėjimo politikos dokumente aprašoma EP vaizdo stebėjimo sistema, jos paskirtis ir naudojimas, taip pat apsaugos priemonės, kurias EP taiko Parlamente ir jo prieigose esančių asmenų asmens duomenims ir privatumui apsaugoti. Šios stebėjimo politikos dalys galioja trims Europos Parlamento darbo vietoms Liuksemburge, Strasbūre ir Briuselyje. 2. Kaip užtikriname, kad mūsų vaizdo stebėjimo sistema būtų sukurta atsižvelgiant į susirūpinimą privatumo ir duomenų apsaugos srityje keliančius klausimus ir atitiktų duomenų apsaugos teisę? 2.1. Esamos sistemos persvarstymas Kai 2010 m. kovo mėn. Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas (EDAPP) paskelbė vaizdo stebėjimo gaires (toliau Gairės), EP jau buvo įdiegta vaizdo stebėjimo sistema. Tačiau EP procedūros nuolat persvarstomos, kad atitiktų Gairėse pateiktas rekomendacijas (15 skyrius) ir būtų tobulinami EP taikomi duomenų apsaugos standartai. EDAPP gaires galima rasti internete adresu Atitiktis reikalavimams EP tvarko vaizdus vadovaudamasis Gairėmis ir Reglamentu (EB) Nr. 45/2001 dėl asmenų apsaugos Bendrijos institucijoms ir įstaigoms tvarkant asmens duomenis AVSS sistema ir duomenų apsaugos vidaus auditas EP apsauginei vaizdo stebėjimo sistemai (AVSS) buvo taikomas išsamus kiekvienos vaizdo kameros vidaus auditas. Buvo atlikta kiekvienos vaizdo kameros rizikos analizė (apsaugos ir saugumo) ir poveikio vertinimas (duomenų apsaugos). Remiantis abiem analizėmis ir siekiant kuo labiau sumažinti numatytiems tikslams nesvarbių vietų stebėjimą, buvo pakeistos, panaikintos arba patvirtintos vaizdo kamerų vietos ir filmavimo kampai. EP vaizdo stebėjimo politika. Puslapis 3

4 Be to, atliekant auditą išsamiai patikrinta, ar dabar EP vaizdo stebėjimo duomenų apsaugos veikla yra tinkama ir ar ji atitinka reglamento ir Gairių nuostatas. Kadangi anksčiau vaizdo stebėjimo politikos nebuvo, remiantis minėto audito rezultatais parengta ši politika Pranešimas EDAPP apie atitikties būklę Įrengdamas arba iš esmės keisdamas vaizdo stebėjimo sistemą, EP Apsaugos ir saugumo generalinis direktoratas, padedamas EP duomenų apsaugos pareigūno, atlieka oficialų duomenų apsaugos vertinimą ir prireikus pateikia EDAPP išankstinės patikros pranešimą. Ši vaizdo stebėjimo politika ir visi reikšmingi jos atnaujinimai siunčiami EDAPP. Taip keičiantis informacija su EDAPP pranešama apie EP atitiktį vaizdo stebėjimo klausimu Ryšių su atitinkamomis valstybių narių duomenų apsaugos institucijomis palaikymas Patvirtinus šią vaizdo stebėjimo politiką, ji buvo išsiųsta atitinkamoms Belgijos, Prancūzijos ir Liuksemburgo valdžios institucijoms. Ateityje, persvarstant šią politiką, bus atsižvelgta į visus šioms valdžios institucijoms galimai rūpimus klausimus Sprendimas ir konsultacija Sprendimus išlaikyti jau įdiegtą vaizdo stebėjimo sistemą, patikrinti esamą veiklą, nustatyti tikslines, specifines pataisas siekiant toliau gerinti atitikties reikalavimams lygį ir galiausiai patvirtinti šioje vaizdo stebėjimo politikoje aprašytas apsaugos priemones EP vadovybė priėmė pasikonsultavusi su: EP duomenų apsaugos pareigūnu; EDAPP. Per šį sprendimų priėmimo procesą EP: įrodė šioje politikoje siūlomos vaizdo stebėjimo sistemos poreikį; užtikrino, kad ja siekiama teisėto tikslo; aptarė alternatyvas ir padarė išvadą, kad esamos vaizdo stebėjimo sistemos naudojimas, patvirtinus šioje politikoje siūlomas duomenų apsaugos priemones, yra būtinas ir proporcingas 1 punkte nurodytiems tikslams; atsižvelgė į organizacijoms, su kuriomis konsultuotasi, susirūpinimą keliančius klausimus. Dėl šios vaizdo stebėjimo politikos per EP apsaugos ryšių palaikymo pareigūnų tinklą bus susisiekta su kitais suinteresuotaisiais subjektais, įskaitant EP personalo komitetą, ir, toliau plėtojant šią politiką, bus atsižvelgta į galimas jų pastabas. 2.7 Skaidrumas Yra parengtos dvi vaizdo stebėjimo politikos versijos: viena iš jų yra riboto naudojimo, o ši viešoji versija yra prieinama ir skelbiama mūsų interneto bei intraneto svetainėse. EP vaizdo stebėjimo politika. Puslapis 4

5 Šioje viešojoje vaizdo stebėjimo politikos versijoje gali būti pateikta apibendrinta konkrečių temų informacija. Informacija viešojoje versijoje nepateikiama tik tais atvejais, kai dėl privalomų priežasčių (pvz., saugumo tikslais siekiant išsaugoti neskelbtinos informacijos konfidencialumą arba apsaugoti asmenų privatumą) neišvengiamai būtina užtikrinti konfidencialumą Periodiniai persvarstymai Apsaugos ir saugumo generalinis direktoratas periodiškai, kas dvejus metus persvarstys duomenų apsaugą. Atlikdamas periodinį persvarstymą jis pakartotinai įvertins, ar: vaizdo stebėjimo sistema ir toliau reikalinga; sistema tebeatitinka savo paskirtį; dar nėra tinkamų jos alternatyvų. Periodiniai persvarstymai taip pat apims kitus pirmojoje audito ataskaitoje nurodytus klausimus, visų pirma tai, ar mūsų vaizdo stebėjimo politika dar atitinka reglamentą bei Gaires (tinkamumo auditas), ar jos laikomasi praktiškai (atitikties auditas) Privatumui palankūs technologiniai sprendimai Užsakydamas naują sistemai skirtą įrangą ir kai tik tai įmanoma, EP taikys geriausius esamus privatumui palankius technologinius sprendimus. Remdamasis rizikos analize ir poveikio duomenų apsaugai vertinimu, EP jau diegia ir tobulina privatumui palankius technologinius bei procedūrinius sprendimus, pvz.: judesio aptikimo; ribotos prieigos prie sistemos; rizika grindžiamos vaizdo kamerų skiriamosios gebos (skiriamoji geba yra kuo mažesnė atsižvelgiant į numatomą apsaugos tikslą). 3. Kurios vietos yra stebimos? Kamerų įrengimo vietos ir filmavimo kampai grindžiami metodine rizikos analize ir poveikio duomenų apsaugai vertinimu, užtikrinant, kad vaizdo kameros būtų nukreiptos tik į svarbiausias pastatuose ir jų išorėje esančias vietas (žr. 2.3 punktą). Vaizdo kameros įrengtos įėjimo į pastatus ir išėjimo iš jų vietoms (pagrindiniams įėjimams, avariniams išėjimams ir įėjimui į stovėjimo aikštelę) stebėti. Be to, kelios vaizdo kameros stebi kelias svarbias laiptines arba pastatų jungtis, jos taip pat įrengtos šalia svarbių papildomai saugomų vietų, pvz., tų, kuriose laikomos didelės pinigų sumos, uždarų susitikimų patalpų ir riboto patekimo vietų. Iš esmės nestebime jokių vietų, kurios siejamos su didesniu privatumu, pvz., individualių biurų ar laisvalaikio vietų, išskyrus labai retus atvejus ir laikantis griežtų sąlygų, kaip apibrėžta 4.4 skyriuje). Niekada nestebime tokių vietų, kuriose ypač tikimasi privatumo, pvz., tualetų. EP vaizdo stebėjimo politika. Puslapis 5

6 Belgijoje, Liuksemburge ir Prancūzijoje esančių mūsų pastatų išorėje gali būti stebima tik minimali išorės teritorijos dalis. 4. Kokia asmeninė informacija renkama ir kokiu tikslu tai daroma? 4.1. Sistemos techninės specifikacijos EP vaizdo stebėjimo sistema tai įprastinė sistema. Visos vaizdo kameros veikia visą parą septynias dienas per savaitę. Pagal vaizdo kokybę daugeliu atvejų galima atpažinti vaizdo kameros aprėptyje esančius asmenis. Vaizdo kamera įrašo skaitmeninį vaizdą ir turi judesio aptikimo sistemą. Vaizdo kamera stebimoje vietoje įrašo visą savo užfiksuotą judėjimą, taip pat nurodo laiką, datą ir vietovę. Netaikome aukštųjų technologijų ar pažangiųjų vaizdo stebėjimo technologijų, nesame sujungę savo sistemos su kitomis sistemomis ir netaikome garso įrašymo ar kalbančios AVSS (Gairių 6.12 punktas) Stebėjimo tikslas Europos Parlamentas savo vaizdo stebėjimo sistemą naudoja saugumo, apsaugos ir prieigos kontrolės tikslais. Vaizdo stebėjimo sistema padeda kontroliuoti galimybę patekti į mūsų pastatus ir užtikrinti pastatų, mūsų narių, darbuotojų ir lankytojų, taip pat patalpose esančio ar saugomo turto arba dokumentų apsaugą bei saugumą. Vaizdo stebėjimo sistema padeda užkirsti kelią su saugumu ir apsauga susijusiems incidentams, galimoms grėsmėms ar neleistinam fiziniam patekimui, įskaitant neleistiną patekimą į saugias patalpas ir apsaugotus kambarius, prieigą prie IT infrastruktūros ar operatyvinės informacijos, taip pat atgraso nuo šių incidentų ir grėsmių, juos valdo ir prireikus tiria. Vadovaujantis EP visuotinės apsaugos koncepcija atliekama reguliari rizikos analizė patvirtina, kad vaizdo stebėjimo sistema padeda apsaugoti nuo EP ir jo nariams, darbuotojams, rangovams ar lankytojams priklausančios įrangos arba turto vagystės, ją pastebėti ir tirti, taip pat padeda užkirsti kelią saugumo pavojams pastatuose Tikslų ribojimas Sistema nenaudojama jokiam kitam tikslui nei minėtieji. Pavyzdžiui, ji nenaudojama darbuotojų darbui ar atvykimui į darbą stebėti. Sistema taip pat nenaudojama kaip tyrimo priemonė kitais nei pirmiau aprašytieji tikslais arba drausmės procedūrose, nebent atvejis susijęs su fizinės apsaugos incidentu ar nusikalstamu elgesiu. Įrašai tyrimo įstaigoms gali būti perduoti tik išskirtinėmis aplinkybėmis, jeigu atliekamas oficialus drausminis ar baudžiamasis tyrimas, kaip aprašyta 6.5 punkte Ad hoc ir slaptas stebėjimas Naudojant AVSS sistemą ad hoc stebėjimo operacijos nėra numatytos. Tačiau labai retais atvejais EP ribotą laiką gali vykdyti su AVSS sistema niekaip nesusijusį atskirą slaptą stebėjimą tik kaip kraštutinę priemonę rimtais atvejais, kai kyla grėsmė institucijos saugumui ir apsaugai. Šiais didelių apsaugos pažeidimų atvejais arba EP vaizdo stebėjimo politika. Puslapis 6

7 abejojant, ar tvirtas įtarimas dėl pakankamai rimto incidento yra pagrįstas įrodymais arba pareiškimais, reikia kreiptis į Parlamento duomenų apsaugos pareigūną. Siekiant kuo labiau sumažinti poveikį privatumui, šios vaizdo kameros įrengiamos tik laikantis labai griežtų sąlygų: turi būti pateiktas už teritoriją atsakingo asmens oficialus prašymas raštu, atliktas įrengtos vaizdo kameros rizikos ir poveikio vertinimas (užtikrinantis, kad rizikos lygis yra svarbesnis negu poveikis privatumui) ir gautas už apsaugą ir saugumą atsakingo generalinio direktoriaus išankstinis leidimas raštu. Tokios vaizdo kameros įrengiamos ne ilgesniam kaip vieno mėnesio laikotarpiui, jam pasibaigus minėta procedūra turi būti pakartota. Įrengus tokias vaizdo kameras, jos įrašinės tik iš anksto apibrėžtu laiku ir naudos judesio aptikimo sistemą. Įrašytą vaizdo medžiagą kuo greičiau bent kartą per savaitę peržiūrės už tyrimą atsakingi EP pareigūnai. Svarbūs vaizdo įrašai kartu su tyrimo medžiaga bus saugiai saugomi iki dešimties metų, o kiti vaizdo įrašai bus nedelsiant ištrinti. Atlikus tyrimą, apie tai pranešama žmonėms, kurie buvo identifikuoti tyrimui svarbioje vaizdo medžiagoje. Nusikalstamos veikos arba grėsmės kitų šalių atžvilgiu atvejais duomenys gali būti perduoti kitų ES institucijų saugumo tarnyboms arba atitinkamoms nacionalinėms valdžios institucijoms. Toks perdavimas vykdomas tik atlikus kruopštų įvertinimą dėl tokio perdavimo būtinybės ir iš anksto gavus už apsaugą ir saugumą atsakingo generalinio direktoriaus pritarimą. Duomenų apsaugos formą pasirašo duomenis gaunančioji šalis. Slapto stebėjimo naudojimo sąlygos pateiktos EDAPP išankstinei patikrai. Pranešimas apie išankstinę patikrą ir su juo susijusi EDAPP nuomonė pridedama prie šio politikos dokumento. Konkrečiais atvejais ateityje, kilus abejonių dėl duomenų apsaugos klausimų, konsultuojamasi su duomenų apsaugos pareigūnu Interneto kameros EP apsaugos ar saugumo tikslais interneto kamerų nenaudoja Ypatingos duomenų kategorijos EP vaizdo stebėjimo sistema nesiekiama rinkti ypatingos kategorijos duomenų, kaip antai rasinės ar etninės kilmės, politinių pažiūrų, religinių ar filosofinių įsitikinimų, narystės profesinėse sąjungose duomenų ar duomenų, susijusių su sveikata ar lytine orientacija. AVSS sistema stebimas kuo mažesnis plotas, būtinas patalpų saugumui ir apsaugai užtikrinti. Atsižvelgiant į tai, kad EP patalpos turi būti labai saugomos (išorės teritorija yra lengvai prieinama), prie visų įėjimų į Europos Parlamentą ir jo išorės teritorijoje įrengtos vaizdo kameros. Naudojamomis vaizdo kameromis siekiama ne gauti ar tvarkyti ypatingų kategorijų duomenis arba stebėti kokius nors asmenis, bet sudaryti galimybę užkirsti kelią su apsauga susijusiems incidentams, juos įvertinti ir ištirti. Šių specialiųjų vaizdo kamerų operatoriai yra parengti duomenų apsaugos ir pagrindinių teisių klausimais. 5. Kokios vaizdo stebėjimo teisėtos priežastys ir teisinis pagrindas? Mūsų vaizdo sistema būtina EP valdymui ir veiklai (saugumui, apsaugai ir prieigos kontrolei, žr. 4.2 punktą) užtikrinti, kaip nustatyta 2002 m. gruodžio 16 d. EP biuro sprendime ir bendrais bruožais aprašyta 2004 m. gegužės 3 d. ir 2011 m. liepos 6 d. EP biuro sprendimuose. EP vaizdo stebėjimo politika. Puslapis 7

8 Ši vaizdo stebėjimo politika savo ruožtu yra platesnių įgyvendinimo taisyklių dalis ir yra reguliariai atnaujinama arba pritaikoma atsižvelgiant į galimas konkrečias grėsmes, politines aplinkybes ar technines galimybes. Remdamasis minėtais dalykais, EP turi teisėtą pagrindą naudoti vaizdo stebėjimo sistemą ir taikyti aiškiai apibrėžtų savo vaizdo stebėjimo sistemos procedūrų rinkinį. 6. Kas gali susipažinti su informacija ir kam ji atskleidžiama? 6.1. Institucijos ir iš išorės samdomi apsaugos ir techninės priežiūros darbuotojai Daliai savo vaizdo stebėjimo operacijų vykdyti EP samdo darbuotojus iš išorės. Vaizdą gyvai gali stebėti budintys apsaugos darbuotojai (dispečeriai), dirbantys pagal principą būtina žinoti ir pasamdyti išorės apsaugos įmonės. Išorės operatoriai susipažinti su įrašyta medžiaga gali tik gavę aiškų Rizikos vertinimo skyriaus arba Apsaugos ir saugumo skyriaus vadovo leidimą. AVSS kompiuterių sistema neleidžia išorės operatoriams įrašyti vaizdo medžiagos į išorines laikmenas (pvz., DVD arba išorinį diską). Tik EP Apsaugos ir saugumo generalinio direktorato pareigūnams leidžiama atlikti tokio pobūdžio operaciją ir ji visada deramai registruojama. Vaizdo stebėjimo sistemą taip pat techniškai prižiūri rangovas, atskaitingas EP apsaugos pareigūnui. Abiejų rangovų (apsaugos ir techninės priežiūros) su duomenų apsauga susijusios pareigos išdėstytos rašytine forma ir yra teisiškai privalomos. Be to, jie turi rengti savo darbuotojams tinkamus mokymus duomenų apsaugos klausimais Prieigos teisės EP vaizdo stebėjimo saugumo politikoje apibrėžta ir dokumentais įtvirtinta, kas gali susipažinti su vaizdo stebėjimo medžiaga ir (arba) technine vaizdo stebėjimo sistemos struktūra, kokiu tikslu tai gali būti daroma ir kokios yra šios prieigos teisės. Visų pirma minėtame dokumente nurodyta, kas turi teisę: stebėti vaizdo medžiagą tikruoju laiku; žiūrėti įrašytą vaizdo medžiagą; kopijuoti; atsisiųsti; ištrinti; keisti bet kokią vaizdo medžiagą Duomenų apsaugos mokymai Visi darbuotojai, turintys teisę susipažinti su vaizdo medžiaga, įskaitant išorės apsaugos darbuotojus ir techninės priežiūros darbuotojus, dalyvauja duomenų apsaugos mokymuose. Mokymai rengiami kiekvienam naujam darbuotojui, be to, visiems prieigos teisę turintiems darbuotojams periodiškai (bent kartą per dvejus EP vaizdo stebėjimo politika. Puslapis 8

9 metus) organizuojami praktiniai seminarai duomenų apsaugos reikalavimų laikymosi klausimais Konfidencialumo įsipareigojimai Prieigos teisę turintys darbuotojai, įskaitant išorės darbuotojus, atliekančius kasdienes AVSS operacijas arba techniškai prižiūrinčius sistemą, pasirašo konfidencialumo įsipareigojimus, kuriais siekiama užtikrinti, kad jie neperduos, nerodys ar kitaip neatskleis jokios vaizdo stebėjimo medžiagos turinio niekam kitam, išskyrus įgaliotuosius gavėjus Duomenų perdavimas, atskleidimas ir registrai Tvarkant asmens duomenis surinkta informacija, įskaitant AVSS vaizdus, gali būti atskleidžiama kitų Europos institucijų saugumo tarnyboms arba ES valstybių narių saugumo, teismo ar teisėsaugos institucijoms jų atliekamų tyrimų tikslais arba nusikalstamai veikai tirti ar patraukti už ją atsakomybėn. Taip duomenys perduodami tik pateikus prašymą. Duomenys nėra perduodami reguliariai ar einamąja tvarka. Visi duomenų perdavimo ir atskleidimo veiksmai už Apsaugos ir saugumo generalinio direktorato ribų griežtai vertinami dėl tokio perdavimo būtinumo ir deramai fiksuojami dokumentais. Vadovybei ar žmogiškiesiems ištekliams prieiga prie AVSS sistemos leidžiama tik šioje politikoje nurodytais tikslais. Poreikį naudotis įrašyta vaizdo medžiaga (4.2 punktas) gali turėti keli generalinio direktorato skyriai, t. y. Apsaugos ir saugumo skyriai Briuselyje, Strasbūre ir Liuksemburge, Dispečerinio valdymo skyrius ir Rizikos vertinimo skyrius. Kiekvienas skyrius yra atsakingas už šiame politikos dokumente aprašytų procedūrų ir duomenų apsaugos priemonių laikymąsi, taip pat generalinio direktorato pranešimų duomenų apsaugos pareigūnui paisymą, be to, kiekvienas skyrius turi šioje politikoje aptariamą savo registrą. 7. Kaip mes saugome informaciją? Siekiant užtikrinti visos vaizdo stebėjimo sistemos, įskaitant asmens duomenis, saugumą, persvarstomos ir laipsniškai diegiamos įvairios techninės ir organizacinės priemonės. Jos išsamiau apibūdintos konkrečiai duomenims tvarkyti skirtoje vaizdo stebėjimo sistemos saugumo politikoje. EP vaizdo stebėjimo saugumo politika sukurta remiantis EDAPP vaizdo stebėjimo gairių 9 skirsniu. Imamasi visų galimų techninių ir fizinių priemonių, kad būtų užtikrintas sistemos saugumas ir garantuota duomenų apsauga, be kita ko: darbuotojai (išorės ir vidaus) pasirašo duomenų neatskleidimo ir konfidencialumo sutartis; naudotojams suteikiama teisė gauti tik tuos išteklius, kurie neišvengiamai būtini jų darbui atlikti (principas būtina žinoti ); EP vaizdo stebėjimo politika. Puslapis 9

10 vaizdo stebėjimo saugumo politikoje pateikiamas naujausias visų funkcijų / pareigų, kurias atliekantys / einantys asmenys visada turi prieigą prie sistemos, sąrašas ir aprašomos jų prieigos teisės. 8. Kiek laiko saugome duomenis? Remiantis rizikos analize ir poveikio duomenų apsaugai vertinimu, atskirai nustatomas kiekvienos vaizdo kameros duomenų saugojimo laikotarpis, kuris negali būti ilgesnis nei du mėnesiai. Šis ilgesnis saugojimo terminas yra būtinas saugumo tyrimams, nes daugeliu atvejų dėl naudotojų buvimo skirtingose darbo vietose skundai pateikiami po įvykio praėjus nemažai laiko. Jeigu vaizdą reikia saugoti tolesniam saugumo incidento tyrimui arba jo įrodymui, jį galima saugoti visą tyrimo trukmę, o jei svarbu, vykstant tyrimui jis gali būti archyvuojamas iki dešimties metų. Šitoks vaizdų saugojimas yra griežtai pagrindžiamas dokumentais. 9. Kaip teikiame informaciją visuomenei? 9.1. Kompleksinis požiūris Apie vaizdo stebėjimą visuomenei einantiems per EP išorės teritoriją ir (arba) į EP patalpas ar automobilių aikšteles įeinantiems asmenims teikiame naudingą išsamią informaciją. Šiuo tikslu vadovaujamės kompleksiniu požiūriu, kuris apima tris metodus: visuomenei (pėstiesiems, vairuotojams, lankytojams, darbuotojams ir kt.) vietoje teikiami įspėjamieji pranešimai apie tai, kad vykdomas stebėjimas, ir suteikiama esminė informacija apie duomenų tvarkymą; registratūroje galima gauti šio vaizdo stebėjimo politikos dokumento santrauką; ši vaizdo stebėjimo politika skelbiama mūsų intranete ir mūsų interneto svetainėse visiems asmenims, norintiems daugiau sužinoti apie mūsų institucijos vaizdo stebėjimo veiklą. Turintiems papildomų klausimų ir norintiems gauti informaciją apie teisę susipažinti su duomenimis pateikiamas e. pašto adresas Specialus asmeninis pranešimas Asmenims taip pat bus siunčiamas asmeninis pranešimas, jei naudojant vaizdo kamerą buvo nustatyta jų tapatybė (pavyzdžiui, atlikdami saugumo tyrimą, tai padarė apsaugos darbuotojai) laikantis taikomų vienos ar daugiau šių sąlygų: jų tapatybė užregistruota laikmenoje; jų tapatybė saugoma ilgiau nei įprastą saugojimo terminą; vaizdo įrašas panaudojamas prieš asmenį; vaizdo įrašai perduoti už GD ribų; asmens tapatybė atskleidžiama asmenims už GD ribų. EP vaizdo stebėjimo politika. Puslapis 10

11 Vis dėlto pateikti asmeninį pranešimą gali būti atsisakyta arba ši procedūra laikinai sustabdyta, jei tai būtina dėl apsaugos ir saugumo, pavyzdžiui, jei to reikia galimai nusikalstamai veikai, teroristiniams veiksmams užkirsti kelią, ištirti, atskleisti ir už juos patraukti atsakomybėn, ar dėl kitų reglamento 20 straipsnyje numatytų išimčių. Jei susiklosto tokia padėtis ir kyla abejonių, ar paisoma duomenų apsaugos teisių, Apsaugos ir saugumo generalinis direktoratas konsultuojasi su duomenų apsaugos pareigūnu. 10. Kaip visuomenės nariai gali patikrinti, pakeisti arba ištrinti savo duomenis? Visuomenės nariai turi teisę susipažinti su mūsų turimais jų asmens duomenimis ir juos taisyti bei pildyti. Bet koks prašymas leisti susipažinti su asmens duomenimis, juos ištaisyti, užblokuoti ir (arba) ištrinti turėtų būti teikiamas adresu: European Parliament Directorate General for Security and Safety Risk Assessment Unit Rue Wiertz 60 B-1047 Brussels E. paštas Tel Faks Į Apsaugos ir saugumo generalinį direktoratą taip pat galima kreiptis kitais su asmens duomenų tvarkymu susijusiais klausimais. Apsaugos ir saugumo generalinis direktoratas į užklausą iš esmės atsako per 15 kalendorinių dienų. Jei tai neįmanoma, pareiškėjui per 15 dienų pranešama apie kitus veiksmus ir vėlavimo atsakyti priežastį. Net pačiais sudėtingiausiais atvejais su duomenimis leidžiama susipažinti arba galutinis motyvuotas atsakymas atmesti prašymą pateikiamas vėliausiai per tris mėnesius. Tarnybos stengiasi atsakyti kuo skubiau, ypač jei pareiškėjas įrodo, kad jo užklausa yra neatidėliotina. Jei to konkrečiai prašoma, galima surengti vaizdo įrašų peržiūrą arba pareiškėjui gali būti pateikta įrašytų vaizdų kopija. Teikdami tokį prašymą, pareiškėjai turi įrodyti jokių abejonių nekeliančią savo tapatybę (pvz., į peržiūrą jie turėtų atsinešti asmens tapatybės kortelę), taip pat, jeigu įmanoma, turėtų nurodyti datą, laiką, vietą ir aplinkybes, kuriomis jie buvo nufilmuoti vaizdo kamera. Be to, jie turi pateikti neseną savo nuotrauką, pagal kurią apsaugos darbuotojai galėtų iš peržiūrėtų vaizdo įrašų juos atpažinti. Šiuo metu iš pareiškėjų už prašymą peržiūrėti vaizdo medžiagą ar įrašytos vaizdo medžiagos kopijavimą mokesčio neimame. Tačiau pasiliekame teisę nustatyti pagrįsto dydžio mokestį, jei tokių prašymų leisti susipažinti su vaizdo medžiaga padaugėtų. Prašymas leisti susipažinti su vaizdo medžiaga gali būti atmestas, jei konkrečiu atveju taikoma Reglamento Nr. 45/ straipsnio 1 dalies išimtis EP vaizdo stebėjimo politika. Puslapis 11

12 (taip pat žr. šios politikos 9.2 punktą). Pavyzdžiui, atlikę konkretaus atvejo vertinimą, galime padaryti išvadą, kad galimybė susipažinti gali būti apribota siekiant apsaugoti baudžiamojo nusikaltimo tyrimą. Apribojimas taip pat gali būti būtinas kitų asmenų teisėms ir laisvėms apsaugoti, pvz., kai vaizdo įrašuose taip pat yra kitų žmonių ir neįmanoma gauti jų sutikimo atskleisti jų asmens duomenis arba negaunamas sutikimas atlikti vaizdo redagavimą. 11. Teisė kreiptis į EDAPP Kiekvienas asmuo, jei mano, kad pažeistos Reglamente Nr. 45/2001 nustatytos jo teisės Europos Parlamentui tvarkant jo asmens duomenis, turi teisę dėl to kreiptis į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną e. pašto adresu Prieš tai darant, asmenims dėl duomenų pirmiausia rekomenduojame kreiptis į: Europos Parlamento vaizdo stebėjimo duomenų valdytoją Apsaugos ir saugumo generalinis direktoratas Rizikos vertinimo skyrius E. paštas ir (arba) Europos Parlamento duomenų apsaugos pareigūną Tel E. paštas Darbuotojai, remdamiesi Tarnybos nuostatų 90 straipsniu, taip pat gali prašyti juos paskyrusią instituciją atlikti peržiūrą. EP vaizdo stebėjimo politika. Puslapis 12